Как провести выходное интервью с сотрудником, который увольняется по собственному желанию
В рекомендации – алгоритм, как подготовиться и провести выходное интервью с сотрудником, который увольняется. Узнаете, как превратить беседу с сотрудником в полезный инструмент, который можно использовать на пользу компании. Найдете образец анкеты и чек-листа, чтобы провести интервью.
Для чего проводят выходное интервью
Выходное интервью – это беседа с сотрудником, который увольняется из организации. Его проводят, чтобы получить честный отзыв о работе в компании, выявить ее слабые стороны и сократить количество сотрудников, которые уходят с негативом.
Выходное интервью позволяет работодателю:
Также с помощью выходного интервью можно получить новый взгляд на состояние дел в организации или конкретном отделе. Сотрудник на последней встрече чувствует себя независимым от работодателя, поэтому более открыто выражает мнение о руководстве и минусах работы. Такой отзыв может стать источником идей, что нужно оптимизировать или улучшить в работе компании.
Выходное интервью позволяет работодателю:
- узнать истинные причины увольнения сотрудника;
- выявить факторы, которые сделали предложение другого работодателя более привлекательным;
- минимизировать негативные отзывы о компании;
- закрепить у сотрудника позитивные воспоминания о работодателе и создать привлекательный HR-имидж организации.
Также с помощью выходного интервью можно получить новый взгляд на состояние дел в организации или конкретном отделе. Сотрудник на последней встрече чувствует себя независимым от работодателя, поэтому более открыто выражает мнение о руководстве и минусах работы. Такой отзыв может стать источником идей, что нужно оптимизировать или улучшить в работе компании.
ВНИМАНИЕ
Не проводите выходное интервью, чтобы удержать сотрудника в компании
Попытки удержать сотрудника предпринимайте, как только сотрудник заявил о своем намерении уволиться. На этапе выходного интервью сотрудник уже чувствует себя независимым от работодателя, поэтому уговоры остаться уже не сработают, а наоборот, могут поставить барьер в общении.
Как организовать выходное интервью
Чтобы выходное интервью было структурным и содержательным, его нужно правильно организовать. Для этого следуйте алгоритму:
Определите цель выходного интервью
Чтобы получить результат от выходного интервью, обозначьте цели, для которых его проводите. Так вы сможете получить обратную связь и информацию, которую сотрудники иногда скрывают. Примеры целей выходного интервью смотрите в таблице ниже.
Таблица 1. Цели, которых можно достичь с помощью выходного интервью
- определите цель выходного интервью;
- определите формат встречи и участников;
- подготовьте вопросы и анкету для выходного интервью;
- подберите место и время встречи.
Определите цель выходного интервью
Чтобы получить результат от выходного интервью, обозначьте цели, для которых его проводите. Так вы сможете получить обратную связь и информацию, которую сотрудники иногда скрывают. Примеры целей выходного интервью смотрите в таблице ниже.
Таблица 1. Цели, которых можно достичь с помощью выходного интервью
Определите формат встречи и участников
Выходное интервью можно провести в формате очной или онлайн-встречи с сотрудником либо предложить ему заполнить анкету-опросник на своем рабочем месте без присутствия свидетелей.
Самый лучший вариант – личная встреча. Такой формат общения вызывает большее доверие со стороны сотрудника. Он видит, что вы готовы уделить время на личную встречу, и понимает, что вам действительно важно узнать его мнение. Если нет возможности встретиться с сотрудником лично, организуйте видео-встречу.
Чтобы определить участников встречи, выделите тех, кому доверяет сотрудник. Как правило, выходное интервью проводит специалист службы персонала и непосредственный руководитель сотрудника. Однако если отношения работника с руководителем напряженные, работнику будет сложно говорить откровенно в его присутствии. В таком случае встречу лучше провести только со специалистом службы персонала.
Также выходное интервью может провести независимый консультант. Он поможет сделать разговор более откровенным и получить больше информации. Если в компании есть штатный психолог, можно закрепить эту обязанность за ним.
Если сотрудник не хочет общаться лично или по видео, попросите его ответить на вопросы в анкете и передать ее вам. Также можете использовать специальный чат-бот с вопросами, который поможет собрать у сотрудника ответы на вопросы и структурировать информацию для специалиста службы персонала.
Подготовьте вопросы
Каждый случай увольнения индивидуален, поэтому вопросы и структуру беседы подбирайте для каждого сотрудника индивидуально в зависимости от причины увольнения. Причины могут быть личными или профессиональными.
Личные причины могут быть связаны с семейными обстоятельствами сотрудника, состоянием здоровья или переездом в другой город. Причины профессионального характера связаны с тем, что сотрудник больше не видит возможности развиваться в компании или его не устраивают условия работы. Например, работник не видит перспектив карьерного и профессионального роста, считает оплату труда несправедливой или недоволен отношением руководства.
Учтите, что универсальных вопросов для выходного интервью нет. Их придется все время менять или корректировать в зависимости от причин увольнения, цели и формата интервью.
Чтобы определиться со сценарием и вопросами выходного интервью с сотрудником, который увольняется по собственному желанию, используйте схему ниже.
Схема. Сценарий и вопросы выходного интервью в зависимости от характера причины увольнения
Выходное интервью можно провести в формате очной или онлайн-встречи с сотрудником либо предложить ему заполнить анкету-опросник на своем рабочем месте без присутствия свидетелей.
Самый лучший вариант – личная встреча. Такой формат общения вызывает большее доверие со стороны сотрудника. Он видит, что вы готовы уделить время на личную встречу, и понимает, что вам действительно важно узнать его мнение. Если нет возможности встретиться с сотрудником лично, организуйте видео-встречу.
Чтобы определить участников встречи, выделите тех, кому доверяет сотрудник. Как правило, выходное интервью проводит специалист службы персонала и непосредственный руководитель сотрудника. Однако если отношения работника с руководителем напряженные, работнику будет сложно говорить откровенно в его присутствии. В таком случае встречу лучше провести только со специалистом службы персонала.
Также выходное интервью может провести независимый консультант. Он поможет сделать разговор более откровенным и получить больше информации. Если в компании есть штатный психолог, можно закрепить эту обязанность за ним.
Если сотрудник не хочет общаться лично или по видео, попросите его ответить на вопросы в анкете и передать ее вам. Также можете использовать специальный чат-бот с вопросами, который поможет собрать у сотрудника ответы на вопросы и структурировать информацию для специалиста службы персонала.
Подготовьте вопросы
Каждый случай увольнения индивидуален, поэтому вопросы и структуру беседы подбирайте для каждого сотрудника индивидуально в зависимости от причины увольнения. Причины могут быть личными или профессиональными.
Личные причины могут быть связаны с семейными обстоятельствами сотрудника, состоянием здоровья или переездом в другой город. Причины профессионального характера связаны с тем, что сотрудник больше не видит возможности развиваться в компании или его не устраивают условия работы. Например, работник не видит перспектив карьерного и профессионального роста, считает оплату труда несправедливой или недоволен отношением руководства.
Учтите, что универсальных вопросов для выходного интервью нет. Их придется все время менять или корректировать в зависимости от причин увольнения, цели и формата интервью.
Чтобы определиться со сценарием и вопросами выходного интервью с сотрудником, который увольняется по собственному желанию, используйте схему ниже.
Схема. Сценарий и вопросы выходного интервью в зависимости от характера причины увольнения
Также поднимите историю работы сотрудника в компании. Посмотрите его карьерный путь, узнайте отзывы от коллег, руководства, партнеров. Сотрудник мог обсуждать с ними причины увольнения и другие факторы, которые его не устраивали в работе.
Поговорите об увольнении сотрудника с его непосредственным руководителем. Тогда вы будете знать две позиции: руководителя и сотрудника, и сможете лучше понять ситуацию и подготовиться к беседе.
На основании информации о сотруднике и причин увольнения подготовьте вопросы для интервью. Можете использовать стандартные вопросы: какова основная причина увольнения, что было самым приятным в работе, а что хотелось бы поменять.
Также можно подготовить вопросы:
Поговорите об увольнении сотрудника с его непосредственным руководителем. Тогда вы будете знать две позиции: руководителя и сотрудника, и сможете лучше понять ситуацию и подготовиться к беседе.
На основании информации о сотруднике и причин увольнения подготовьте вопросы для интервью. Можете использовать стандартные вопросы: какова основная причина увольнения, что было самым приятным в работе, а что хотелось бы поменять.
Также можно подготовить вопросы:
- про взаимоотношения с коллегами, руководством;
- общую атмосферу в коллективе;
- удовлетворенность работой: должностью, задачами, качеством постановки целей, ресурсами;
- достижения сотрудника и его команды;
- оценку эффективности рабочих процессов, мотивационной системы.
МНЕНИЕ
Готовый рабочий чек-лист
У нас есть проработанный чек-лист для выходных интервью, который успешно пременялся в некоторых компаниях.
Суть опросника в том, чтобы наводящими вопросами дойти до сути, до истинной причины. Объясните сотруднику, зачем вам это нужно, подчеркните, что все данные обезличены, чтобы человек не переживал. Конечно, кто-то отвечает шаблонно. Но если есть возможность за что-то зацепиться, что-то улучшить или повлиять на ситуацию – воспользуйтесь этим.
Скачать чек-лист
Также провести выходное интервью можно с помощью чат-бота – программы, которая с помощью мессенджера или сайта сама опросит сотрудника о причинах увольнения.
Используйте чат-бот, если специалистам по персоналу не хватает времени, чтобы качественно провести интервью со всеми сотрудниками. Также чат-бот поможет узнать больше правдивой информации, если сотрудники не доверяют сотрудникам компании.
Обычно на запуск чат-бота уходит месяц. Если позволяет бюджет, наймите подрядчика, который разработает бота, это стоит недорого. Если бюджет ограничен, разработать бота могут IT-специалисты вашей организации. Если в вашем коллективе нет технических специалистов, разработать бота может и HR-специалист. Для этой задачи подходят простые сервисы, в которых не нужны навыки кодирования. Большинство из них бесплатные. Перечень сервисов, в которых можно создать чат-бота, смотрите в таблице ниже.
Таблица 2. Сервисы для разработки чат-бота
Используйте чат-бот, если специалистам по персоналу не хватает времени, чтобы качественно провести интервью со всеми сотрудниками. Также чат-бот поможет узнать больше правдивой информации, если сотрудники не доверяют сотрудникам компании.
Обычно на запуск чат-бота уходит месяц. Если позволяет бюджет, наймите подрядчика, который разработает бота, это стоит недорого. Если бюджет ограничен, разработать бота могут IT-специалисты вашей организации. Если в вашем коллективе нет технических специалистов, разработать бота может и HR-специалист. Для этой задачи подходят простые сервисы, в которых не нужны навыки кодирования. Большинство из них бесплатные. Перечень сервисов, в которых можно создать чат-бота, смотрите в таблице ниже.
Таблица 2. Сервисы для разработки чат-бота
Чат-боты настраивают через цепочки ключевых слов по заданному алгоритму. Поэтому подготовьте для бота не более 15 вопросов. Формулируйте вопросы в уважительном и дружеском тоне. Вместе с руководителями подразделений определите специфичные вопросы для каждой должности.
Напомните в первом сообщении, что человек работал в вашей компании. Спросите, согласен ли он искренне ответить на ваши вопросы. Подчеркните, что опрос анонимный и займет не больше двух минут. Дальше расспросите о причинах ухода: устраивал ли сотрудника оклад, премии и график, больше или меньше зарплата на новом месте, выше или ниже новая должность.
Также узнайте подробности о бывшем руководителе – ставил ли он задачи, которые не обсуждали на собеседовании, помогал ли в адаптации, объяснял ли систему премирования.
Компенсируйте обезличенную форму опроса живыми комментариями, например «Сейчас мы зададим пять вопросов, которые особенно важны для нас» или «Осталось всего три вопроса».
После того как запустите бота, анализируйте результаты опросов и исправляйте ошибки, чтобы выявить слабые места в работе с персоналом.
Напомните в первом сообщении, что человек работал в вашей компании. Спросите, согласен ли он искренне ответить на ваши вопросы. Подчеркните, что опрос анонимный и займет не больше двух минут. Дальше расспросите о причинах ухода: устраивал ли сотрудника оклад, премии и график, больше или меньше зарплата на новом месте, выше или ниже новая должность.
Также узнайте подробности о бывшем руководителе – ставил ли он задачи, которые не обсуждали на собеседовании, помогал ли в адаптации, объяснял ли систему премирования.
Компенсируйте обезличенную форму опроса живыми комментариями, например «Сейчас мы зададим пять вопросов, которые особенно важны для нас» или «Осталось всего три вопроса».
После того как запустите бота, анализируйте результаты опросов и исправляйте ошибки, чтобы выявить слабые места в работе с персоналом.
ВНИМАНИЕ
Чат-бот подходит не для всех сотрудников и не для всех задач
Это удобный инструмент для выходных интервью рабочих и линейного персонала. Однако боты не умеют анализировать взаимоотношения в коллективе и ситуации до увольнения, заряжать человека позитивными эмоциями перед тем, как он покинет компанию. Поэтому выходное интервью с ценными сотрудниками лучше проводить в очной форме.
Подготовьте анкету причин увольнения
В дополнение к вопросам выходного интервью разработайте анкету для анализа причин увольнения. Она пригодится, если не получится провести личную встречу с сотрудником.
Анкета должна быть лаконичной, содержать информацию о должности, стаже в компании и причинах увольнения. Чтобы сотрудник отвечал честно, сделайте анкету анонимной.
Включите в анкету вопросы о том, соответствовала ли работа ожиданиям сотрудника, когда он принял решение покинуть компанию, как бы он оценил психологический климат в коллективе, организацию рабочего места, систему оплаты труда. Добавьте вопросы о том, чем будет заниматься сотрудник после увольнения.
Также оставьте в бланке место для предложений сотрудника по совершенствованию работы отдела и организации в целом. Это позволит узнать, какие проблемные зоны есть в организации и как их улучшить.
В дополнение к вопросам выходного интервью разработайте анкету для анализа причин увольнения. Она пригодится, если не получится провести личную встречу с сотрудником.
Анкета должна быть лаконичной, содержать информацию о должности, стаже в компании и причинах увольнения. Чтобы сотрудник отвечал честно, сделайте анкету анонимной.
Включите в анкету вопросы о том, соответствовала ли работа ожиданиям сотрудника, когда он принял решение покинуть компанию, как бы он оценил психологический климат в коллективе, организацию рабочего места, систему оплаты труда. Добавьте вопросы о том, чем будет заниматься сотрудник после увольнения.
Также оставьте в бланке место для предложений сотрудника по совершенствованию работы отдела и организации в целом. Это позволит узнать, какие проблемные зоны есть в организации и как их улучшить.
СОВЕТ
Анкету анализа причин увольнения оформите в электронной форме
Сотрудник перед увольнением занят передачей дел, поэтому может забыть заполнить и передать бумажную анкету. Анкету в электронной форме он сможет заполнить в любое время и прислать вам. Такие анкеты будет легче хранить и обрабатывать.
Подберите место и время личной встречи
Чтобы провести выходное интервью в формате личной встречи, выберите комфортное и спокойное место. Вам нужно создать безопасные условия, чтобы сотрудник смог говорить откровенно.
Местом встречи может быть отдельный кабинет или переговорная комната, в которой вас с сотрудником не побеспокоят. Желательно, чтобы в помещении было окно, хорошо работала система вентиляции и кондиционер.
Также продумайте время для проведения интервью. Сотрудник в последний рабочий день обычно занят передачей дел, поэтому уточните его планы и назначьте удобное для него время. Запланируйте на разговор от 15 до 45 минут.
Чтобы провести выходное интервью в формате личной встречи, выберите комфортное и спокойное место. Вам нужно создать безопасные условия, чтобы сотрудник смог говорить откровенно.
Местом встречи может быть отдельный кабинет или переговорная комната, в которой вас с сотрудником не побеспокоят. Желательно, чтобы в помещении было окно, хорошо работала система вентиляции и кондиционер.
Также продумайте время для проведения интервью. Сотрудник в последний рабочий день обычно занят передачей дел, поэтому уточните его планы и назначьте удобное для него время. Запланируйте на разговор от 15 до 45 минут.
МНЕНИЕ
Нужно обеспечить конфиденциальность и дать сотруднику возможность выпустить пар
Проводите выходное интервью в отдельной комнате один на один. Сотрудник должен понимать, что все, что происходит во время интервью, останется между вами. Ваша задача — помочь сотруднику объективно взглянуть на ситуацию и не допустить того, чтобы он ушел с обидой.
Как провести выходное интервью
Чтобы успешно провести выходное интервью с сотрудником, который уходит по собственному желанию, следуйте алгоритму:
Распечатайте вопросы для интервью
Возьмите с собой на интервью распечатанный бланк с вопросами, которые заранее составили для сотрудника. Письменно фиксируйте все ответы сотрудника, поскольку в начале беседы сотрудник может сказать заученные фразы и скрыть истинную причину увольнения. При этом не показывайте, что сомневаетесь в ответе, и не задавайте уточняющих вопросов.
Когда сотрудник привыкнет к вам и поймет, что вы его не осуждаете, а наоборот, поддерживаете, он будет отвечать более ...
- распечатайте и возьмите с собой вопросы для интервью;
- начните беседу с позитивной ноты;
- уточните причины увольнения;
- выясните плюсы предложения нового работодателя;
- запросите идеи и рекомендации по совершенствованию работы;
- завершите беседу;
- проанализируйте результаты интервью.
Распечатайте вопросы для интервью
Возьмите с собой на интервью распечатанный бланк с вопросами, которые заранее составили для сотрудника. Письменно фиксируйте все ответы сотрудника, поскольку в начале беседы сотрудник может сказать заученные фразы и скрыть истинную причину увольнения. При этом не показывайте, что сомневаетесь в ответе, и не задавайте уточняющих вопросов.
Когда сотрудник привыкнет к вам и поймет, что вы его не осуждаете, а наоборот, поддерживаете, он будет отвечать более ...
