Передача полномочий: ТОП-5 ошибок в оформлении доверенностей, которые лишают документы юридической силы

В статье разбираем частые ошибки в доверенностях и их риски для бизнеса. Вы узнаете, как правильно оформить передачу полномочий, чтобы избежать проблем с контрагентами и проверками. Также даём рекомендации, что проверить в системе учёта и выдачи доверенностей прямо сейчас.

ВАЖНОЕ В СТАТЬЕ:

1. Ошибка 1. Не указывают конкретные полномочия
2. Ошибка 2. Забывают указать срок действия доверенности
3. Ошибка 3. Передают право подписи устно
4. Ошибка 4. Не отзывают доверенности после увольнения работника
5. Ошибка 5. Используют доверенности без регистрации и учёта

Что такое доверенность

Доверенность – один из самых распространённых документов в работе организации. С её помощью сотрудникам передают право подписи, получения документов, представления интересов компании, а также взаимодействия с государственными органами, контрагентами, банками. Особенно активно доверенности используют в период отпусков, командировок и временного отсутствия руководителей.

На практике к доверенностям часто относятся формально: используют устаревшие шаблоны, забывают проверить сроки, не конкретизируют полномочия или разрешают подписывать документы «на словах». Многие организации уверены, что доверенность – «технический документ», однако ошибка даже в одном реквизите способна привести к серьёзным последствиям. Документы, подписанные неуполномоченным лицом, могут признать недействительными. Контрагенты вправе отказаться принимать такие документы, а в случае спора суд может не признать полномочия представителя. Кроме того, ошибки в доверенностях часто выявляют во время проверок.

Какие ошибки чаще всего допускают

Ошибка 1. Не указывают конкретные полномочия

Одна из самых распространённых проблем – общие формулировки.

Например, в доверенности пишут:

• «представлять интересы организации»;
• «подписывать документы»;
• «осуществлять необходимые действия».

На практике такое оформление создаёт серьёзные риски, поскольку невозможно точно определить объём полномочий представителя.

Почему это опасно. Если полномочия не конкретизированы:

• контрагент может отказаться принимать документы;
• государственный орган вправе не признать полномочия представителя;
• суд может признать, что сотрудник вышел за пределы полномочий.

Особенно рискованно это при:

• подписании договоров;
• работе с кадровыми документами;
• принятии финансовых обязательств;
• работе с персональными данными;
• получении материальных ценностей.

Например, если в доверенности указали только «право подписи документов», это не даёт право подписывать трудовые договоры, финансовые документы или акты приёма-передачи имущества.

Как правильно. В доверенности необходимо максимально конкретно прописывать:

• какие именно документы вправе подписывать представитель;
• в каких организациях он может действовать;
• какие действия вправе совершать;
• установлены ли ограничения по суммам, срокам или видам документов.

Чем точнее описаны полномочия, тем меньше риск споров (приложение 1).

Ошибка 2. Забывают указать срок действия доверенности

Во многих организациях используют устаревшие шаблоны доверенностей, в которых отсутствует срок действия либо его забывают проверить. Иногда доверенность фактически продолжают использовать даже после увольнения работника или смены должности.

ВНИМАНИЕ!

Доверенность, в которой не указали дату её выдачи, считается недействительной.

Почему это опасно. Просроченная доверенность не подтверждает полномочия представителя. Если сотрудник подписал документы после окончания срока действия доверенности:

• документы могут признать недействительными;
• контрагент вправе отказаться от исполнения обязательств;
• организация рискует столкнуться с судебными спорами.

Особенно опасно, если по такой доверенности:

• подписывали договоры;
• оформляли кадровые решения;
• получали денежные средства;
• передавали материальные ценности.

Как правильно. Срок действия любой доверенности – не более трёх лет (ст. 168 ГК РК). Если в доверенности указали более длительный срок, чем три года, она будет действительна только в течение трёх лет, а если срок не обозначили – в течение одного года со дня выдачи.

Действие доверенности прекращается вследствие (п. 1 ст. 170 ГК РК (Общая часть)):

1) истечения срока доверенности;
2) осуществления действий, предусмотренных доверенностью;
3) отмены доверенности лицом, выдавшим её;
4) отказа лица, которому выдана доверенность;
5) прекращения деятельности юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
6) ликвидации юридического лица, на имя которого выдана доверенность;
7) смерти лица, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
8) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим .

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому выдана доверенность, – отказаться от неё. Соглашение об отказе от этого права недействительно.

Ошибка 3. Передают право подписи устно

В летний период эта ошибка встречается особенно часто. Например, руководитель уходит в отпуск и «на словах» поручает сотруднику подписывать документы. Формально доверенность или приказ при этом не оформляют. Работники считают, что внутренней договорённости достаточно.

Почему это опасно. Устное поручение не подтверждает полномочия. В результате:

• документы могут не принять;
• контрагент вправе оспорить подпись;
• кадровые документы могут признать оформленными с нарушением.

Кроме того, возникают проблемы:

• с распределением ответственности;
• подтверждением законности решений;
• расследованием спорных ситуаций.

Как правильно. Доверенность можно оформить на основании приказа (приложение 2), где чётко прописывают полномочия, предоставленные уполномоченным лицам. Если право подписи кадровых документов предоставили начальнику отдела кадров, то в преамбуле трудовых договоров и дополнительных соглашений, в договорах о материальной ответственности используйте формулировку: «В лице начальника отдела кадров Абдиевой Айман Галымбековны, действующей на основании доверенности № 65 от 21 июля 2026 года».

В конце документа, где указывают реквизиты компании и подпись сторон, укажите подпись и фамилию уполномоченного лица, то есть в указанном примере – начальника отдела кадров А. Абдиевой. В приказах, в отличие от договоров, нет необходимости ссылаться на доверенность. В реквизите приказа «Подпись» указывают должность уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров), личную подпись, инициал имени и фамилию.

Ошибка 4. Не отзывают доверенности после увольнения работника

Многие работодатели забывают, что доверенность продолжает существовать до окончания срока её действия, если её официально не отменили. На практике это создаёт серьёзные риски.

Бывший работник:

• может продолжать представлять интересы организации;
• использовать старые документы;
• подписывать бумаги;
• взаимодействовать с контрагентами от имени компании.

Почему это опасно. Организация может столкнуться:

• с мошенническими действиями;
• утечкой информации;
• финансовыми рисками;
• судебными спорами.

Особенно опасно, если у работника сохраняется:

• доступ к документам;
• печатям;
• электронным системам;
• коммерческой информации.

Как правильно. При увольнении работника необходимо:

• проверить все выданные доверенности;
• официально отменить действующие документы;
• при необходимости уведомить заинтересованные стороны;
• изъять оригиналы доверенностей.

Желательно включить проверку доверенностей в стандартный алгоритм увольнения.

Ошибка 5. Используют доверенности без регистрации и учёта

Во многих организациях доверенности оформляют хаотично: не регистрируют, не нумеруют, не контролируют возврат, не ведут Журнал учёта выданных доверенностей. В результате работодатели сами не знают:

• сколько доверенностей выдали;
• кому их выдали;
• какие из них ещё действуют.

Почему это опасно. Отсутствие контроля создаёт риски:

• злоупотреблений;
• потери документов;
• незаконного использования полномочий;
• финансовых убытков.

Кроме того, при проверках отсутствие учёта доверенностей часто рассматривают как нарушение внутреннего ...