Какие документы оформить для изменения условий труда в организации
Какие документы оформить для изменения условий труда в организации
Виктория Кулинкова
эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрист, г. Караганда
Чтобы документально оформить изменение условий труда работников, следуйте следующему алгоритму:
Шаг 1. Издайте приказ об изменении условий труда в организации
Решение работодателя об изменении условий труда в организации закрепляется соответствующим актом работодателя.
В приказе об изменении условий труда в организации укажите:
причину возникновения изменений;
условие труда, которое изменяется;
основание: документ, послуживший принятию решения об изменении условий труда в организации.
Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Далее приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.
С приказом об изменении условий труда должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Это могут быть:
руководитель структурного подразделения, в котором изменяются условия труда;
заместитель руководителя организации, курирующий направление, в котором изменяются условия труда;
другие сотрудники, которые, так или иначе, заинтересованы в информации об изменении условий труда.
Ознакомление с приказом можно зафиксировать в журнале ознакомления заинтересованных работников с приказами по основной деятельности.
Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от остальных приказов. Направление приказа об изменении условий труда в дело отмечается соответствующей записью в левом нижнем углу приказа.
Шаг 2. Оформите уведомления работника об изменении условий труда
Об изменении условий труда работодатель должен уведомить работника в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи) не позднее чем за пятнадцать календарных дней, если трудовым, коллективным договорами не предусмотрен более длительный срок уведомления (п. 2 ст. 46 ТК РК).
Общепринятой унифицированной формы уведомления об изменении условий труда нет. Составьте уведомление в свободной форме в двух экземплярах, подпишите у работодателя и зарегистрируйте в специальной учетной форме, например, в журнале регистрации уведомлений. При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».
Далее вручите уведомление работнику. Получение уведомления работником подтверждается его подписью на экземпляре уведомления, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник сделал отметку, что ему вручен экземпляр уведомления, проставил подпись и дату получения им экземпляра уведомления.
Экземпляр уведомления об изменении условий труда, который остается у работодателя, оформляется для хранения в отдельное дело.
Шаг 3. Получите согласие работника на изменение условий труда
О согласии работать в новых условиях труда работник должен сообщить работодателю в письменной форме.
Письменное согласие работника с резолюцией руководителя организации зарегистрируйте в журнале регистрации заявлений. При регистрации на заявлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».
Шаг 4. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору
При изменении условий труда вносятся соответствующие дополнения и изменения в трудовой договор (п. 1 ст. 46 ТК РК). Внесение изменений в трудовой договор оформляется путем составления и подписания сторонами трудовых отношений дополнительного соглашения к трудовому договору.
В дополнительное соглашение входят:
заголовок;
вводная часть (преамбула) – преамбулу лучше всего формулировать аналогично преамбуле самого трудового договора, соблюдая те же принципы изложения. В преамбуле отражается также причина внесения изменений в трудовой договор;
основная часть, в которой описывается суть изменений;
заключительная часть – содержит указания на вступление в силу и срок действия соглашения, количество подлинных экземпляров, оговорку о том, что все экземпляры имеют равную юридическую силу и т.д.;