Какие документы оформить для изменения условий труда в организации

Виктория Кулинкова

эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрист, г. Караганда

Чтобы документально оформить изменение условий труда работников, следуйте следующему алгоритму:

Шаг 1. Издайте приказ об изменении условий труда в организации

Решение работодателя об изменении условий труда в организации закрепляется соответствующим актом работодателя.

В приказе об изменении условий труда в организации укажите:

• причину возникновения изменений;
• условие труда, которое изменяется;
• основание: документ, послуживший принятию решения об изменении условий труда в организации.

Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Далее приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом об изменении условий труда должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Это могут быть:

• руководитель структурного подразделения, в котором изменяются условия труда;
• заместитель руководителя организации, курирующий направление, в котором изменяются условия труда;
• другие сотрудники, которые, так или иначе, заинтересованы в информации об изменении условий труда.

Ознакомление с приказом можно зафиксировать в журнале ознакомления заинтересованных работников с приказами по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от остальных приказов. Направление приказа об изменении условий труда в дело отмечается соответствующей записью в левом нижнем углу приказа.

Шаг 2. Оформите уведомления работника об изменении условий труда

Об изменении условий труда работодатель должен уведомить работника в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи) не позднее чем за пятнадцать календарных дней, если трудовым, коллективным договорами не предусмотрен более длительный срок уведомления (п. 2 ст. 46 ТК РК).

Общепринятой унифицированной формы уведомления об изменении условий труда нет. Составьте уведомление в свободной форме в двух экземплярах, подпишите у работодателя и зарегистрируйте в специальной учетной форме, например, в журнале регистрации уведомлений. При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Далее вручите уведомление работнику. Получение уведомления работником подтверждается его подписью на экземпляре уведомления, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник сделал отметку, что ему вручен экземпляр уведомления, проставил подпись и дату получения им экземпляра уведомления.

Экземпляр уведомления об изменении условий труда, который остается у работодателя, оформляется для хранения в отдельное дело.

Шаг 3. Получите согласие работника на изменение условий труда

О согласии работать в новых условиях труда работник должен сообщить работодателю в письменной форме.

Письменное согласие работника с резолюцией руководителя организации зарегистрируйте в журнале регистрации заявлений. При регистрации на заявлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Шаг 4. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору

При изменении условий труда вносятся соответствующие дополнения и изменения в трудовой договор (п. 1 ст. 46 ТК РК). Внесение изменений в трудовой договор оформляется путем составления и подписания сторонами трудовых отношений дополнительного соглашения к трудовому договору.

В дополнительное соглашение входят:

• заголовок;
• вводная часть (преамбула) – преамбулу лучше всего формулировать аналогично преамбуле самого трудового договора, соблюдая те же принципы изложения. В преамбуле отражается также причина внесения изменений в трудовой договор;
• основная часть, в которой описывается суть изменений;
• заключительная часть – содержит указания на вступление в силу и срок действия соглашения, количество подлинных экземпляров, оговорку о том, что все экземпляры имеют равную юридическую силу и т.д.;
• часть, содержащая реквизиты и подписи сторон.

Дополнительное соглашение ...