Как построить оптимальный баланс рабочего времени

Оптимальный баланс рабочего времени поможет исключить неправильное распределение нагрузки на сотрудников, когда часть сотрудников недогружена, а часть – перегружена. Кроме этого, оптимальный баланс рабочего времени поможет рассчитать оптимальные соотношения численности инженерно-технических сотрудников и вспомогательного технического персонала или руководителей, специалистов и служащих.

Чтобы построить оптимальный баланс рабочего времени, последовательно пройдите три этапа:

изучите и проанализируйте затраты рабочего времени и организации труда;
перераспределите работы между сотрудниками и определите оптимальное соотношение численности;
скорректируйте баланс рабочего времени.

Этап 1. Изучите и проанализируйте затраты рабочего времени и организации труда сотрудников

Чтобы построить оптимальный баланс рабочего времени, сделайте анализ статистических данных и результатов затрат труда. Для этого проведите исследование структуры затрат рабочего времени с помощью одного или нескольких методов нормирования. К наиболее популярным относят:

фотографию рабочего времени;
самофотографию рабочего дня;
хронометраж рабочего времени;
метод моментных наблюдений;
метод экспертной оценки.

После сбора результатов наблюдений с помощью этих методов проанализируйте результаты. Анализ результатов покажет, все ли затраты рабочего времени необходимы и рациональны при существующей организации труда. А также какие есть потери рабочего времени и какие мероприятия необходимо провести, чтобы повысить производительность труда.

На основании результата исследований составьте перечень всех работ, которые выполняют сотрудники, и проверьте, насколько они свойственны должности. Для этого изучите документы, в которых описаны требования и функциональные обязанности должности: должностные инструкции, квалификационные справочники. Выявите, какие работы входят, а какие не входят в данный перечень обязанностей по должности.

Работы, которые не входят в регламентированный перечень, не свойственны должности, поэтому сотрудники их выполнять не обязаны. Соответственно, время, которое тратят сотрудники на эти работы, считают «потерянным».

Пример

Пример свойственных и несвойственных работ

В одном из подразделений ТОО «Барыс» работают 37 инженеров и два секретаря. Техников в подразделении нет. По итогам анализа должностных инструкций инженера и секретаря, а также на основании описания должности техника в квалификационном справочнике были определены свойственные должностям группы работ. Перечень свойственных работ оформили в таблице.

Далее сравнили реально выполняемые работы сотрудников с перечнем свойственных работ и выявили, какие работы являются несвойственными должностям. Полученные сведения учли при построении оптимального баланса рабочего времени сотрудников.

Возьмите из результатов исследований фактические затраты рабочего времени по каждой должности и распределите их по видам работ. Это позволит оценить, сколько сотрудник тратит рабочего времени, чтобы выполнить работы по должности.

Этап 2. Перераспределите работы и определите оптимальное соотношение численности

При расчете баланса затрат времени перераспределите работу между сотрудниками по принципу соответствия сложности работ квалификации должности.

Далее скорректируйте фактические затраты времени, полученные по результатам самонаблюдений, на проценты, которые учитывают их завышение при заполнении карт самофотографий.

После корректировки результатов вычислите из полученных затрат времени планируемое сокращение трудоемкости работ в результате совершенствования организации труда.

Пример

Пример корректировки данных самонаблюдений по итогам фотографий рабочего времени

В результате проведения контрольных фотографий рабочего времени в ТОО «Барыс» удалось установить, что фактическая трудоемкость работ, свойственных инженерам, составляет 80 % от затрат времени, зафиксированных в картах самофотографий рабочего дня, работ, свойственных техникам, – 95 %, работ, свойственных секретарям, – 87 %.

Для расчета взяли данные из таблицы «Фактический баланс рабочего времени».

Таким образом, с учетом корректировки фактическая трудоемкость по данным группам работ составит:

инженеры: 3165,4 × 0,8 = 2532,3 (ч);
техники: 2571,1 × 0,95 = 2442,5 (ч);
секретари: (471,6 + 321,3) × 0,87 = 689,8 (ч).

Расчет требуемой численности по категориям персонала

Сделайте расчет требуемой численности по категориям персонала на основе проектируемого баланса рабочего времени. Для этого используйте формулу:

Ч = Tпр : ФРВ,

где:
Ч – необходимая численность сотрудников (явочная);
Тпр – трудозатраты по проектируемому балансу рабочего времени (ч);

ФРВп – полезный фонд рабочего ...

Источник публикации: Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы