Кадровый аудит без стресса: как подготовиться к проверкам во втором полугодии 2026 года

Опубликованы официальные списки профилактического контроля и надзора организаций, которые попадут под проверки во втором полугодии 2026 года. Но даже если вашей компании в этом перечне нет, это не повод откладывать кадровую ревизию. Сегодня инспекторы приходят не только по графику – с развитием цифровизации госуслуг работникам стало гораздо проще подавать жалобы на нарушения трудовых прав, будь то задержка выплат или незаконное увольнение. При этом инспекторы труда сейчас оценивают не просто наличие кадровых документов, а юридическую чистоту их оформления. Из статьи узнаете, какие документы инспекторы запрашивают в первую очередь, какие скрытые ошибки находят чаще всего и как пошагово провести внутренний кадровый аудит, чтобы встретить любую проверку без стресса и штрафов.

Когда начать подготовку к проверке

Большинство кадровых служб вспоминают о проверке только после получения уведомления от контролирующего органа. В этот момент начинается поиск документов, исправление приказов, оформление отсутствующих соглашений, предпринимаются попытки восстановить кадровую историю работников за несколько лет. Однако практика показывает: именно подготовка «в последний момент» становится причиной большинства нарушений.

Списки компаний, которые проверят во втором полугодии 2026 года, уже опубликованы. Поэтому работодателям уже сейчас нужно уделить особое внимание состоянию кадровой документации. Помимо традиционных вопросов оформления трудовых отношений всё большее значение приобретают требования к защите персональных данных, ведению электронных архивов и соблюдению кадровых процедур.

ВНИМАНИЕ

Инспектор оценивает не только наличие документов, но и их соответствие требованиям законодательства, последовательность оформления и отсутствие противоречий между различными кадровыми документами.

Поэтому готовиться к проверке лучше не после получения уведомления, а задолго до него.

Какие документы инспектор запросит в первую очередь

Практика показывает: любая проверка начинается с изучения базового комплекта кадровых документов.

В первую очередь проверяющие обычно запрашивают:

• штатное расписание;
• правила трудового распорядка;
• коллективный договор (при наличии);
• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения;
• приказы по личному составу;
• график отпусков;
• табели учёта рабочего времени;
• документы по оплате труда;
• согласия на обработку персональных данных;
• документы по охране труда.

Если уже на этом этапе выявляют несоответствия, проверка обычно становится более детальной.

Что сделать кадровику. Перед проверкой необходимо провести сверку:

• трудового договора;
• приказа о приёме;
• штатного расписания;
• личной карточки работника;
• сведений в ЕСУТД.

Наименование должности должно совпадать во всех документах.

Какие ошибки допускают чаще всего

Даже формально правильно выстроенные кадровые процессы на практике часто содержат скрытые ошибки, которые выявляются при проверке. Ниже – самые распространённые нарушения, на которые инспекторы обращают внимание в первую очередь.

1. Использование устаревших форм трудовых договоров

Одна из самых распространённых проблем – использование шаблонов трудовых договоров, которые не обновляли несколько лет. За это время могли измениться:

• режим работы;
• система оплаты труда;
• структурные подразделения;
• условия дистанционной работы;
• реквизиты работодателя и др.

Получается, что фактически работник работает в одних условиях, а в договоре закреплены совершенно другие. Это противоречие необходимо устранить.

2. Непредоставление отпусков и оформление с нарушениями

Инспекторы проверят документы по отпускам за весь текущий год. На практике именно здесь обнаруживают большое количество нарушений. Чаще всего встречаются следующие ошибки:

• отсутствует график отпусков;
• отпуск предоставлен не по графику без необходимых документов;
• отпуск разделён на части с нарушением требований законодательства;
• отсутствуют заявления работников;
• неправильно рассчитан рабочий год.

Что проверить перед визитом инспектора. По каждому работнику важно убедиться, что в наличии есть:

• график отпусков;
• приказы о предоставлении отпуска;
• документы о переносе отпуска;
• заявления работников (если они предусмотрены внутренним порядком);
• документы по продлению отпуска или отзыву из него.

3. Некорректное ведение табеля рабочего времени

Для инспектора табель – одно из ключевых доказательств фактического режима работы сотрудников. Если данные табеля не совпадают с фактическим режимом работы, у инспектора могут возникнуть серьёзные вопросы. Особенно внимательно проверяют:

• сверхурочную работу;
• работу в выходные и праздничные дни;
• вахтовый метод;
• командировки;
• ночные смены.

Этот пример показывает, что многие риски можно устранить заранее, без конфликтов с проверяющими.

С чего начать при получении уведомления о проверке

Если организация получила уведомление о проверке, кадровая служба должна в первую очередь провести экспресс-аудит.

Что нужно проверить:

• все ли работники имеют подписанные трудовые договоры;
• оформили ли дополнительные соглашения по изменениям условий труда;
• совпадают ли данные в приказах и договорах;
• нет ли работников с накопленными отпусками;
• корректно ли заполнены табели учёта рабочего времени;
• актуальны ли документы по персональным данным;
• оформили ли документы по совместителям;
• все ли обязательные локальные акты разработаны.

Чем раньше выявите недостатки, тем больше шансов устранить их до прихода инспектора. Самая распространённая ошибка работодателей – считать, что проверка начинается с получения уведомления. На самом деле она начинается в тот момент, когда кадровик оформляет трудовой договор, подписывает приказ или вносит запись в кадровую систему.

Если документы ведут ...