Как провести прием-передачу дел в кадровой службе

В рекомендации три основных шага, которые помогут упростить приём-передачу дел, когда работник отдела кадров увольняется или переводится на другую работу.

Надежда Маликова

эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор статей ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», директор юридического департамента ТОО «FactorOfTime», г. Алматы

При расторжении трудового договора с работником отдела кадров и приемом на работу нового специалиста, а также при переводе кадровика на другую работу, в кадровой службе происходит прием и передача дел. Как правильно все оформить – законодательство не регламентирует, однако на практике сложился определенный алгоритм, согласно которому происходит этот процесс.

Шаг 1. Создайте специальную комиссию

Для проведения приёма-передачи кадровой документации при увольнении работника отдела кадров (либо его перевода на другую работу) утвердите состав комиссии по проведению процедуры. Для этого издайте соответствующий приказ, где укажите цель её создания и обозначьте дату проведения приёма-передачи дел.

В комиссию, как правило, входят руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии – обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Шаг 2. Проверьте номенклатуру, содержание и оформление документов

Члены комиссии по приёму-передаче дел в кадровой службе составляют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в организации: трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и пр. С учётом специфики деятельности организации кадровая служба должна разработать графики сменности (графики вахт), договоры о полной материальной ответственности и т. д.

На практике, документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на две группы:

• организационные. Например, штатное расписание, графики, положения и пр.;
• распорядительные. Например, приказы, распоряжения, указания, решения.

Кадровая служба обычно готовит проекты организационных и распорядительных документов. Затем она их согласовывает, издаёт, регистрирует, учитывает и хранит. Для учёта и хранения документов можно использовать номенклатуру дел (её в организации нужно составлять обязательно).

Далее по номенклатуре дел сверяют и отсутствующие документы.

Казахстанское законодательство не определяет перечень обязательных и необязательных документов кадровой службы. Однако, следуя практике и отдельным нормативно-правовым документам, можно составить список основных обязательных документов, который не является исчерпывающим и может дополняться.

Также при формировании кадрового делопроизводства в любой организации опирайтесь на ...