Роль ЕСУТД в 2026 году: от цифрового сервиса к инструменту правовой защиты работодателя

Н. И. Маликова,

эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», директор юридического департамента ТОО «Factor Of Time», г. Алматы

В статье разъясняем, как ЕСУТД трансформируется из технического инструмента в цифровое отражение кадровой политики работодателя, где ошибки и несвоевременное внесение данных квалифицируются как нарушение трудового законодательства. В материале анализируем правовую базу, риски и ответственность при некорректной работе с системой, также даём практический чек-лист для кадровых специалистов и объясняем, какие внутренние документы должны сопровождать работу с ЕСУТД.

ЕСУТД – формальность или «цифровое лицо» работодателя

Единая система учёта трудовых договоров (далее по тексту – ЕСУТД) фактически стала одним из ключевых инструментов государственного контроля в сфере трудовых отношений. Для работодателя это означает, что любые пробелы, неточности или несоответствия в ЕСУТД больше не являются технической мелочью. Они напрямую влияют на правовую позицию организации, могут использоваться как доказательства при проверках и в судах, а также служат основанием для привлечения к административной ответственности.

К 2026 году ЕСУТД интегрирована с другими государственными информационными системами. Сведения из неё используют при назначении социальных выплат, расчёте пенсионного стажа, проверке законности увольнений, а также при анализе рынка труда.

Фактически ЕСУТД стала цифровым отражением кадровой политики работодателя. Это означает, что данные в системе должны не просто формально фигурировать, но и точно отражать реальное содержание трудовых отношений. Любые расхождения между ЕСУТД и кадровыми документами интерпретируются как риск работодателя.

На чём базируется правовое регулирование ЕСУТД

Правовое регулирование ЕСУТД базируется прежде всего на Трудовом кодексе. В соответствии со ст. 33 и 35 ТК РК, трудовой договор является основным документом, подтверждающим возникновение трудовых отношений, а сведения о нём подлежат обязательному учёту в электронной форме. ТК РК закрепляет обязанность работодателя по внесению сведений о трудовом договоре, его изменениях и прекращении в ЕСУТД. При этом отсутствие записи в системе при фактическом допуске работника к работе рассматривается как нарушение трудового законодательства.

Детальный порядок работы с ЕСУТД установили Правилами представления и получения сведений в ЕСУТД. Данный нормативный акт продолжает действовать и в 2026 году, и именно на него ориентируются государственные трудовые инспекторы при проведении проверок.

Какие риски и ответственность несут работодатели

В 2026 году возрастает практическое значение административной ответственности за нарушения в сфере учёта трудовых договоров. Органы государственного контроля используют данные ЕСУТД для выявления нарушений без проведения проверки. Несоответствия автоматически формируют риск-профиль работодателя. Даже технические ошибки, допущенные ответственным работником, юридически вменяют работодателю. Это означает, что внутренний контроль и распределение ответственности внутри организации приобретают особое значение.

ВАЖНО

С 12 марта 2026 года работодателей начали штрафовать за ошибки и несоблюдение сроков предоставления информации в ЕСУТД.

Отдельно необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. ЕСУТД содержит персональные данные работников, и доступ к системе работодатель должен ограничить кругом уполномоченных лиц. Работодатель обязан обеспечить законность обработки таких данных и наличие соответствующих локальных актов.

На сегодняшний день далеко не все работодатели вносят информацию в сроки, установленные Правилами представления и получения сведений в ЕСУТД, а также вносят недостоверную и (или) некорректную информацию. Именно поэтому Закон предусматривает установление ответственности субъектов предпринимательства:

• введение штрафа за нарушение работодателем законодательства Республики Казахстан за невнесение информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, а также вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД;
• увеличение размера штрафа за повторные нарушения требований трудового законодательства Республики Казахстан в части невнесения информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД.

Теперь ст. 98 КоАП РК звучит так – «Нарушение законодательства Республики Казахстан в области занятости населения, а также порядка внесения информации в единую систему учёта трудовых договоров». Помимо данного изменения, ст. 98 КоАП РК дополнили частями 1-1 и 2-1.

Учитывая ужесточение ответственности, призываем всех работодателей уделять особое внимание работе в ЕСУТД, чтобы избежать административных штрафов, что, несомненно, помимо материальных затрат, повлияет и на репутацию организации. В целом, данная мера должна содействовать более ответственному подходу работодателей к соблюдению законодательства по оформлению трудовых отношений, защите прав и интересов работников, а также чистоте и актуальности сведений в государственной базе данных.

Что необходимо проверять в работе с ЕСУТД в 2026 году

Прежде всего работодателю нужно оценить полноту сведений. В ЕСУТД должны быть отражены сведения обо всех работниках, фактически состоящих в трудовых отношениях, включая совместителей, временных работников (по трудовым договорам на время замещения временно отсутствующего работника), а также лиц, принятых на время выполнения определённой работы. Отсутствие записи хотя бы по одному работнику может квалифицироваться как допуск к работе без заключения трудового договора, а это влечёт штраф в соответствии с ч. 1 и 2 ст. 86 КоАП РК. Данной статьёй особая мера административной ответственности предусмотрена за допуск к работе несовершеннолетних лиц без заключения трудового договора.

При работе с ЕСУТД особое внимание необходимо уделять корректности ключевых реквизитов трудового договора. К ним относят дату начала работы, вид трудового договора, наименование должности, структурное подразделение и место выполнения работы. Именно эти сведения чаще всего становятся предметом споров и проверок.

Так, согласно п. 3 Правил представления и получения сведений в ЕСУТД, работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с пп. 27) п. 2 ст. 23 ТК РК, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;
• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определённой специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.

Работодатель, в соответствии с п. 6 Правил представления и получения сведений в ЕСУТД, направляет в ЕСУТД следующие дополнительные сведения:
1) о режиме рабочего времени и отдыха;
2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребёнка (детей), усыновлением (удочерением) новорождённого ребёнка (детей) и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.

В 2026 году сохраняет актуальность и вопрос наименования должностей. Несмотря на то, что работодатель вправе самостоятельно определять наименование должности, оно должно быть единообразным во всех документах: трудовом договоре, штатном расписании, приказах и ЕСУТД. Различия в формулировках создают риски признания сведений недостоверными.

Отдельный блок проверки связан со сроками внесения сведений. Правила устанавливают конкретные временные рамки для регистрации заключения трудового договора, внесения изменений, прекращения трудовых отношений и пр. Нарушение сроков в 2026 году рассматривают как самостоятельное правонарушение, даже если сведения в конечном итоге внесли.

Напомним сроки внесения сведений при работе с ЕСУТД:

Более подробную таблицу см. в приложении 1.

Не менее важно проверить корректность отражения изменений условий труда. Переводы, изменение должностей, изменение режима рабочего времени часто оформляют внутренними приказами, но не всегда вносят в ЕСУТД. Между тем именно эти сведения могут иметь решающее значение при рассмотрении трудовых споров.

Для чего нужен обязательный контроль работы с ЕСУТД

С учётом практики 2026 года работу с ЕСУТД уже нельзя рассматривать как разовое действие – это постоянный процесс. Регулярные внутренние проверки помогают находить ошибки до того, как их выявит инспекция труда. Наиболее удобный вариант контроля –проведение внутренней проверки и оформление по её итогам акта. Даже если в ходе проверки выявили нарушения, сам факт наличия акта подтверждает, что работодатель действует добросовестно и системно соблюдает требования трудового законодательства.

При проведении внутренней проверки рекомендуем оценить следующие моменты:

• проверьте наличие активных трудовых договоров в ЕСУТД по всем фактически работающим сотрудникам;
• сверьте даты начала работы, указанные в ЕСУТД, с трудовыми договорами и приказами о приёме;
• проверьте соответствие наименований должностей и структурных подразделений данным штатного расписания;
• убедитесь в правильности указания вида трудового договора и основания его заключения;
• проверьте своевременность внесения сведений о приёме, изменениях и увольнении;
• оцените полноту отражения переводов и изменений условий труда;
• проверьте корректность оснований прекращения трудовых договоров;
• убедитесь в наличии приказов о назначении ответственных лиц за работу с ЕСУТД и действительности их ЭЦП;
• проверьте соблюдение требований по защите персональных данных при работе с системой.

Какие кадровые документы нужны в работе с ЕСУТД

Чтобы работа с ЕСУТД в 2026 году не превращалась в набор разрозненных действий, а стала управляемым процессом, работодателю стоит закрепить порядок в локальных документах. Прямой обязанности по ТК РК для этого нет, однако на практике именно такие документы подтверждают добросовестность работодателя и ...