Можно ли вести журналы по учету приказов только в электронном виде

Шырын Айтмаганбетова

эксперт ЭС "ACTUALIS: Кадровое дело", автор статей журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, бизнес-тренер, г. Алматы

Да, можно, если в организации введен электронный документооборот (например Documentolog, Directrum RX и др.).

Согласно пп. 3) п. 12 Перечня типовых документов, приказы по отпускам, командировкам относятся к приказам по кадрам – личному составу (о командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях) со сроком хранения 5 лет ЭПК и являются электронными документами* (в случае если в организации ведётся электронный документооборот).

Согласно указанному, приказы по кадрам – личному составу оформляются и хранятся в электронном виде, если в компании используется программа электронного документооборота (например, Documentolog, Directrum RX, Эвридок или другая программа). Эти приказы подписываются ЭЦП первого руководителя, ознакомление работников также осуществляется в электронном виде. Данные приказы не распечатываются на бумажных носителях и хранятся в информационной системе кадровой службы.

Если специальной программы нет, то есть, не ведется электронный документооборот, то приказы оформляются на бумажных носителях согласно Перечню типовых документов.

Согласно пп. 3) п. 122 Перечня типовых документов, журналы регистрации (электронные регистрационно-контрольные формы в автоматизированной информационной системе) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу: о приёме (назначении, зачислении на учёбу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий) хранятся 75 лет ЭПК, являются электронными документами при наличии в организации электронного документооборота.

То есть, регистрация приказов по личному составу ведётся в электронной регистрационно-контрольной форме в автоматизированной информационной системе.

Согласно пп. 4) п 122 Перечня типовых документов, журналы регистрации (электронные регистрационно-контрольные формы в автоматизированной информационной системе) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по кадрам (по личному составу) о: командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий за исключением дисциплинарных взысканий, дискредитирующих государственную службу, хранятся 5 лет ЭПК и являются электронными документами.

То есть, в случае наличия в организации специальной программы для электронного документооборота, регистрация приказов по личному составу и по кадрам ведётся в электронной регистрационно-контрольные форме в автоматизированной...