Можно ли делегировать право подписи документов внештатному работнику

Лариса Степуро

эксперт электронной системы «AСTUALIS: Кадровое дело», практикующий юрист, г. Алматы

Вопрос: может ли подписывать кадровые документы на основании доверенности физическое лицо, не состоящее в штате компании, не имеющее с этой компанией трудовых отношений?

Ответ:

Трудовой кодекс РК не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации делегированием права подписи документов организации другим физическим лицам, не состоящим в штате.

В пп. 2) п. 32 Правил документирования сказано, что право подписи документов организации определяется в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, учредительными документами организации, распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий или доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.

Исходя из вышеизложенного следует, что нет единой схемы действий, позволяющей при любых ситуациях передавать право подписи любых документов. Например, в уставе организации может быть прописан порядок возложения исполнения обязанностей (в том числе и право подписи). Приказом руководитель организации (уполномоченное лицо организации) устанавливает права и обязанности, регулирует деятельность работников. А это значит, что приказом первый руководитель может наделить правом подписи другого сотрудника от имени организации только внутренних документов. При взаимоотношениях с другими организациями (хозяйствующими субъектами) одного приказа недостаточно. В этом случае нужна доверенность на право подписания каких-либо документов от имени организации вместо генерального директора.

В пп. 2) п. 32 Правил документирования также сказано, что не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Соответственно, в документах указывается должность того сотрудника, который фактически подписывает документ, его подпись и расшифровка подписи.

Сама по себе ситуация передачи права первой подписи на всех документах юридического лица от руководителя исполнительного органа другому работнику организации, с правом издания приказов и заключения договоров, в том числе трудовых, с правом заверения счетов-фактур и т. д., с правом представления интересов компании не является неправомерной.

Для передачи права подписи на договорах, финансовых документах и актах работодателя недостаточно издания одного лишь приказа, обязательно необходима доверенность, которая выдаётся от имени юридического лица лицу, которое на основании этой доверенности, будет уполномочено подписывать перечисленные документы. Так, в соответствии с пп. 1) п. 1 ст. 53 Закона о ТОО, без доверенности от имени товарищества может действовать только единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью, то есть только сам директор.

Пунктом 1 ст. 163 Гражданского кодекса РК установлено, что сделка, совершённая одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, законодательстве, решении суда либо административном акте, непосредственно создаёт, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Как видим, приказ не упоминается законодателем в п. 1 ст. 163 ГК РК. Таким образом, согласно п. 1 ст. 163 ГК РК, полномочия на совершение сделки от имени другого лица (представляемого) должны быть основаны только на доверенности.

Кроме того, п. 1 ст. 167 ГК РК установлено, что доверенностью признаётся письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному).

Приказ не является документом, заменяющим доверенность. Приказом можно лишь временно возложить выполнение обязанностей отсутствующего лица на другого работника. В то время как правомочие представлять интересы юридического лица, выступать от его имени, заключать в его интересах сделки и совершать от его имени и в его интересах все иные распорядительные действия возлагается на другое лицо только на основании доверенности. Совершать перечисленные полномочия от имени и в интересах юридического лица без доверенности вправе только руководитель юридического лица.

Пунктом 6 ст. 167 ГК РК установлено, что доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать. Согласно требованиям ст. 167 ГК РК, должна быть нотариально заверена доверенность на управление имуществом, на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения, выданная в порядке передоверия.

Исходя из анализа, приведенных норм, считаем, что доверенность, выданная организацией, даёт право доверенному лицу совершать определённые действия только и именно от этой организации. Так как доверенное физическое лицо не является штатным работником организации, то, соответственно, в отношении него не может быть издан никакой приказ и выдана доверенность. Такое доверенное лицо не может подписывать приказы, трудовые договоры, какие-то финансовые документы, и всё ...