Как работать с электронным штатным расписанием

В новой рекомендации - готовая инструкция с наглядными примерами внесения изменений в штатное расписание в ЕСУТД. Узнаете, как создать электронное штатное расписание, как внести в него изменения и какую пользу этот инструмент принесет кадровикам.

Екатерина Полевая

главный редактор электронной системы «Actualis: Кадровое дело»

На портале HR Enbek появился новый сервис «Электронное штатное расписание». Сервис позволяет вести учет структуры, штатного состава и численности работников с указанием заработной платы, надбавок и доплат. Всё, как в привычном штатном расписании только в электронном виде.

Как отметили в Центре развития трудовых ресурсов, этот функционал пока не является обязательным, как ЕСУТД, например, но работает в штатном режиме и может использоваться в добровольном порядке, как для ознакомления, так и для ведения внутреннего кадрового учета.

Регистрация штатного расписания

Для регистрации проекта штатного расписания необходимо в модуле «Штатное расписание» открыть раздел «Проект» и нажать на кнопку «Создать штатное расписание»:

В окне отобразится форма регистрации верхнего уровня структуры организации, где в разделе «Информация о структуре» необходимо ввести значения следующих полей:

«Номер приказа» (обязательное поле) – указывается номер приказа об утверждении Штатного расписания;
«Дата приказа» (обязательное поле) – указывается дата приказа об утверждении Штатного расписания;
«Код структуры» (обязательное поле) – поле необходимое для идентификации структуры в организации. Данное поле предназначено для определения принадлежности структурного подразделения в организации. По умолчанию присваивается значение
«001»;«Комментарий» (необязательное поле) – комментарии к приказу об утверждении Штатного расписания. Например, можно ввести наименование приказа, «Приказ об утверждении штатного расписания №2 от 01.03.2025».

Для дальнейшей работы необходимо выбрать пункты меню в столбце «Действие».

В появившемся меню имеется возможность просмотра, добавления дочерней, редактирования и удаления структуры.

При выборе пункта «Смотреть», отображается форма введенных данных верхнего уровня структуры организации с возможностью редактирования и удаления:

Для добавления подчиненной структуры необходимо выбрать пункт «Добавить дочернюю».

Внимание

Примечание. Ввод структуры производится в соответствии с утвержденной структурой организации и согласно принципу вложенности.

При создании структуры необходимо соблюдать иерархию и последовательность структур (например, первым создается верхний уровень, а далее подчиненные к нему структуры).

В разделе «Информация о структуре» необходимо заполнить:

«Тип структуры» – необходимо выбрать Тип структуры, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
«Наименование структуры на казахском языке» – необходимо указать Наименование структуры на государственном языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную;
«Наименование структуры на русском языке» – необходимо указать Наименование структуры на русском языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную.
«Регион места работы» – необходимо выбрать регион карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
«Район места работы» – необходимо выбрать район карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Примечание:

Добавление нескольких структур одного уровня

Для добавления нескольких структур нажмите кнопку «+Добавить структуру»;
Количество структур, которые можно добавить, не ограничено.

Указание структуры для Центра трудовой мобильности

При выборе структуры «Карьерный центр» автоматически появляются дополнительные поля:

«Регион места работы»;
«Район места работы».

Заполните эти поля в соответствии с требуемыми данными.

Совет

Для добавления нескольких структур одного уровня необходимо нажать кнопку «+Добавить структуру».

Количество структур не ограничено. Для Центра трудовой мобильности при указании структуры «Карьерный центр» автоматически появляются поля «регион места работы» и «район места работы».

Для редактирования верхнего уровня структуры организации необходимо выбрать пункт меню «Редактировать». В появившемся окне отобразятся все ранее внесенные данные по структуре организации с возможностью их изменения.

Пункт меню «Удалить» отвечает за удаление структуры верхнего уровня организации.

После выбора пункта меню «Удалить» появляется окно уведомления, в котором необходимо подтвердить или отменить удаление.

Регистрация должностей штатного расписания

Для создания должностей (рабочих мест) в структурном подразделении, необходимо выбрать структуру в левой части окна и нажать на кнопку «Создать группу профессий».

В появившемся окне создания группы профессий необходимо ввести следующий набор полей:

«Внештатная должность» – необязательное поле для выбора, отмечается если создаётся для внештатной единицы;
«Должность на казахском языке» – обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на государственном языке, вводится вручную;
«Должность на русском языке» – обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на русском языке, вводится вручную;
«Должность» – обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника.

При заполнении поля «Должность» пользователь может выбрать один из двух способов:

Ручной ввод(вводите название должности в текстовое поле).
Выбор из справочника(из справочника выбираете необходимую должность).
«Должность на основе НКЗ» – обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника НКЗ
«Категория должности» – обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника;
«Количество единиц» – обязательное поле для заполнения, значение вводится вручную. Количество единиц определяет сколько рабочих мест в группе профессий.
«Оклад» – обязательное поле для заполнения, указывается оклад должности, вводится вручную. В последующем значение редактируется в самом рабочем месте;
«Надбавка/Доплата» – необязательное поле для заполнения, указывается Надбавка/доплата должности, вводится вручную. В последующем значение редактируется в самом рабочем месте.

Если вы выбрали должность из справочника или ввели её вручную, убедитесь, что указанное значение совпадает с данными, указанными в трудовом договоре. Например, если вы вручную указали наименование должности в штатном расписании, то это же значение должно быть указано в трудовом договоре.

Внимание

После создания группы профессий изменить количество рабочих мест невозможно.

В одной структуре нельзя создать несколько одинаковых групп профессий. Например, если в структуре «Административный персонал» уже существует группа профессий с должностью «Бухгалтер», создание такой же группы невозможно.
Чтобы избежать ошибок, сразу указывайте точное количество рабочих ...

...

Источник публикации: Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы