С 1 сентября госучреждения и квазигоссектор обязаны вести кадровый учет в Единой кадровой системе

С 1 сентября 2026 года государственные учреждения и организации квазигосударственного сектора обязаны вести кадровые процессы – приём на работу, перемещения, поощрения, дисциплинарные взыскания, увольнения, отбор претендентов – в Единой цифровой кадровой системе (ЕКС).

Уже с 1 января 2027 года система сможет автоматически проверять кандидатов на конфликт интересов по ИИН их близких родственников и данным о прежних работодателях. Соответствующие правила утвердил председатель Агентства по делам государственной службы приказом от 18 августа 2026 года № 147.

ЕКС работает не с нуля: систему запустили ещё в феврале 2025 года для государственных служащих, до этого она прошла пилотное тестирование. Сейчас правила распространяют новую категорию организаций – государственные учреждения (школы, больницы и другие бюджетные организации) и субъекты квазигосударственного сектора, которые раньше вели кадровое делопроизводство по общим нормам Трудового кодекса без единой цифровой системы. Основанием служит пункт 1 статьи 146-4 Трудового кодекса, эта норма появилась в кодексе в рамках пакета поправок 2026 года.

Кого касаются Правила

Правила распространяются на государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора. Они не касаются:

• государственных органов с собственными цифровыми кадровыми системами;
• учреждений в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны и его ведомства;
• юридических лиц, где акционером или участником выступает Национальный банк;
• документов со сведениями, составляющими государственные секреты.

Организации, уже подключенные к ЕКС, продолжают работу в ней, но уже по новым Правилам.

Какие данные вносят в систему

В ЕКС вносят данные о самом работнике, ИИН его близких родственников – граждан Казахстана, а также сведения о прежних местах работы: БИН организации или ИИН индивидуального предпринимателя. Цель – выявление конфликта интересов по антикоррупционному законодательству.

Если работник не может предоставить эти номера сам, работодатель получит их из цифровых систем самостоятельно. Но эта норма заработает только с 1 января 2027 года, отдельно от основного пакета правил.

Как ЕКС контролирует сроки и нарушения

Система отслеживает соблюдение сроков кадровых процедур и автоматически уведомляет ответственных лиц о наступлении контрольных дат. Через анализ данных ЕКС уполномоченный государственный орган по труду сможет отслеживать, как организации соблюдают трудовое законодательство.

Электронные документы кадровых процессов хранят, архивируют и уничтожают в установленном порядке с сохранением юридической силы. При работе в системе организации обязаны соблюдать требования законодательства о кибербезопасности и Закона «О персональных данных и их защите».

Как организации подключают к ЕКС

Если у организации есть собственная кадровая система, она должна обеспечить передачу сведений через интеграцию с ЕКС. Круг организаций для подключения определяет Агентство по делам государственной службы. Само ...