Подготовка и проведение инвентаризации ТМЦ в организации образования по новым правилам

А.К. Кумекбаева,

заведующая хозяйством КГУ «ОШ № 121» УО г. Алматы

М. А. Казаков,

заместитель директора по УР

В 2025 году требования к инвентаризации изменились, согласно новому приказу действуют единые порядок и сроки инвентаризации в организациях, финансируемых из бюджета. Руководителям школ важно знать эти правила и правильно организовать инвентаризацию, ведь несоблюдение требований грозит административной ответственностью. В статье изложены действую щие требования к организации и проведению инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в организациях образования в 2025 году, а также порядок подготовки, работа инвентаризационной комиссии, зоны ответственности руководителя и материально ответственных лиц.

Грамотно проведенная инвентаризация позволяет школе актуализировать данные об активах, вовремя списать старое и выявить потребности в новом оборудовании, укрепить дисциплину хранения ценностей. Выполняя требования обновленных правил, директор не только избегает штрафных санкций, но и способствует эффективному управлению ресурсами организации образования.

НОРМАТИВНАЯ ОСНОВА И СОВРЕМЕННЫЕ ОРИЕНТИРЫ

Инвентаризация имущества в школах Казахстана – ключевой процесс для обеспечения прозрачности бухгалтерского учета и сохранности активов. В 2025 году требования к инвентаризации изменились: новым приказом МФ РК от 16.04.2025 г. № 169 утверждены обновленные Правила проведения инвентаризации в государственных учреждениях. Этот приказ вступил в силу 03.05.2025 г. и установил единые порядок и сроки инвентаризации в организациях, финансируемых из бюджета. Руководителям школ важно знать эти правила и правильно организовать инвентаризацию, ведь несоблюдение требований грозит административной ответственностью. Ниже рассмотрим, когда инвентаризация обязательна, как часто ее проводить, как сформировать комиссию и провести проверку, как оформить результаты, а также приведем советы для эффективного управления имуществом.

ПРИКАЗ ОБ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ – КОГДА ОБЯЗАТЕЛЕН

Руководитель школы издает приказ о проведении инвентаризации в обязательном порядке в нескольких случаях, предусмотренных законодательством. Инвентаризация проводится:

перед составлением годовой финансовой отчетности, т. е. ежегодно в конце года;
при смене материально-ответственного лица (в день приема-передачи дел);
при выявлении факта хищения, злоупотребления или порчи имущества;
после возникновения пожара, стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации;
при ликвидации или реорганизации учреждения.

Во всех этих ситуациях инвентаризация необходима, чтобы подтвердить фактическое наличие и состояние активов, выявить возможные недостачи или порчу ценностей и зафиксировать данные для передачи или отчетности.

Для проведения инвентаризации руководитель школы (или уполномоченное им лицо) издает соответствующий приказ, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии и устанавливаются сроки начала и окончания инвентаризации. Таким образом, в случае наступления любого из перечисленных обязательных оснований директор должен оперативно оформить приказ и инициировать инвентаризацию. Опыт показывает, что помимо внеплановых случаев стоит заранее спланировать и ежегодные проверки. Рекомендуется утверждать годовой график инвентаризаций, включающий все необходимые проверки по категориям имущества, чтобы провести их своевременно и без спешки.

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Обновленные Правила устанавливают минимальную периодичность инвентаризации для различных видов активов школы. Основные требования можно обобщить так.

Ежегодно (не позднее 1 октября) проводится инвентаризация зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, а также нематериальных и остальных долгосрочных активов. Проще говоря, всё основное имущество школы должно хотя бы раз в год проверяться в натуре осенью. Например, к 1 октября комиссия проверяет состояние школьного здания, кабинетов, мебели, компьютеров, учебного оборудования и пр., чтобы затем отразить итоги в годовой отчетности.
Раз в 5 лет (на 1 сентября) проверяются библиотечные фонды. Школьная библиотека подлежит сплошной инвентаризации реже, однако администрация должна строго соблюдать этот пятилетний цикл, а также проводить выборочные проверки по мере необходимости.
Ежеквартально инвентаризируются запасы особых категорий. Например, запасы продуктов питания (актуально для школ-интернатов, столовых) проверяются на конец каждого квартала. Если в школе содержатся животные (учебно-опытные хозяйства, живые уголки), их наличие и состояние тоже отражают поквартально. Кроме того, расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами (налоги, социальные отчисления и т. д.) должны сверяться не реже одного раза в квартал – обычно этим занимается бухгалтерия школы.
Ежемесячно проверяются денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности – по состоянию на последний день каждого месяца. В школах это касается, в частности, наличных денег в кассе (если есть), квитанционных книжек, аттестатов и других документов строгой отчетности. Ответственный за кассу (бухгалтер) ежемесячно сверяет фактический остаток денег и бланков с учетом.
На конец года (31 декабря) проверяются дебиторская и кредиторская задолженность школы, прочие статьи баланса. Это означает, что перед со-ставлением годового отчета бухгалтерия должна провести инвентаризацию расчетов – убедиться, что все долги, авансы, неоплаченные счета и обязательства подтверждены документами и правильно отражены. Результаты такой инвентаризации включаются в годовую финансовую отчетность.

Указанные сроки – минимальные требования. Школа вправе проводить инвентаризации чаще. Например, при большом количестве имущества между обязательными ежегодными проверками допускается проводить выборочные инвентаризации отдельных материальных ценностей на складах или в кабинетах по решению руководства. Главное – к установленным датам каждая категория активов должна быть инвентаризирована полностью и вовремя.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ КОМИССИЯ

Инвентаризационная комиссия – это группа сотрудников, назначенная приказом руководителя для проведения проверки имущества. Состав комиссии формируется из работников школы не менее чем из трех человек, при этом в ее число обязательно включается главный бухгалтер (или лицо, его замещающее). Комиссию возглавляет председатель – как правило, сам руководитель учреждения (директор) либо его заместитель.

Обратите внимание на то, что материально ответственные лица не могут входить в состав комиссии. Завхоз, кладовщик, библиотекарь и другие сотрудники, непосредственно отвечающие за имущество, не должны сами себя проверять. Однако их присутствие при проверке обязательно – они участвуют в подсчете и подтверждают достоверность данных, хотя и не являются членами комиссии. Сама же комиссия должна работать в полном составе: все назначенные члены обязаны участвовать в инвентаризации на каждом ее этапе.

В школах с централизованной бухгалтерией (когда учет нескольких школ ведется единой организацией) возможна особая организация комиссий. В таких случаях вышестоящая организация может создавать центральную инвентаризационную комиссию и утверждать единый план-график инвентаризаций для подведомственных школ. Непосредственно в каждой школе при этом все равно назначаются свои комиссии для работы на местах. Правила уточняют, что если у учреждения есть территориальные подразделения, в состав комиссии включают руководителей этих подразделений. Для обычной школы это не требуется, но для, например, крупных колледжей с филиалами – актуально.

Руководитель школы обязан обеспечить комиссии необходимые условия для работы. Это означает, что директор должен выделить достаточно времени на проведение проверки (освободить членов комиссии от иных обязанностей на период инвентаризации), предоставить доступ ко всем помещениям, создать обстановку, в которой комиссия сможет полно и точно проверить наличие объектов учета в установленные сроки. Все эти организационные меры следует предусмотреть заранее в приказе и графике проведения инвентаризации.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Процесс инвентаризации имущества в школе проходит в несколько этапов. После издания приказа и формирования комиссии осуществляется подготовка к проверке, затем непосредственный подсчет имущества, и оформление документов по итогам. Рассмотрим основные шаги процедуры:

Подготовительные меры. Прежде чем приступать к подсчету, комиссия предпринимает действия для сохранности имущества и корректности проверки. В день начала инвентаризации опечатываются все кладовые, подсобные помещения, склады и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы. Это предотвращает несанкционированное перемещение имущества во время проверки. Также проверяется исправность весов, мерных приборов и другого оборудования, используемого для подсчета – чтобы измерения были точными. Комиссия получает от бухгалтерской службы все последние документы о движении материальных ценностей и денежных средств на дату начала инвентаризации.

Материально ответственные лица письменно подтверждают, что на начало инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Такая расписка обеспечивает, что комиссия начнет проверку с актуальными данными и никто не сможет скрыть неучтенное имущество или незарегистрированные операции.
Проведение подсчета. В день инвентаризации комиссия обходит все помещения школы: кабинеты, склады, библиотеку, спортзал и т. д. – и проверяет фактическое наличие имущества по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу. Ценности предварительно раскладываются по порядку: по видам, сортам, размерам, и снабжаются ярлыками с основными сведениями (название, количество, единица измерения, и др.). Такой маркировочный ярлык на каждый вид имущества облегчает подсчет и сверку. Комиссия пересчитывает все предметы в натуре: путем прямого подсчета, взвешивания или измерения каждого объекта. Если какие-то материалы хранятся в невскрытой заводской упаковке, допускается определить их количество по документам (например, по этикетке коробки) с обязательной выборочной проверкой содержимого. Это ускоряет процесс, но комиссия все равно проверяет часть таких упаковок, чтобы убедиться в достоверности. Все обнаруженные единицы имущества, их количество и состояние фиксируются в инвентаризационных описях (ведомостях), отдельно по каждому месту хранения и материально ответственному лицу.
Контроль во время перерывов. Если инвентаризация не завершилась в течение одного дня, на время перерывов принимаются меры безопасности. Помещения, где еще не закончена проверка, опечатываются на ночь (или на время длительного перерыва), печать хранится у председателя комиссии. Описи и рабочие документы комиссии на время перерыва также размещаются в запертом помещении, где проводится проверка. На следующий день (или после перерыва) комиссия вскрывает помещения и продолжает работу. Такие меры гарантируют, что за время паузы никто не сможет подменить или переместить имущество.
Оформление результатов на месте. После того как в конкретном помещении или у конкретно ответственного лица проверка завершена, инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Своей подписью материально ответственный подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, что у него нет претензий к работе комиссии и что перечисленное имущество он принял на ответственное хранение. Это важный момент: таким образом закрепляется дальнейшая ответственность данного сотрудника за сохранность ценностей. Если в ходе проверки выявлены какие-либо поврежденные или неработоспособные объекты, они отмечаются отдельно в описи с указанием причин порчи и виновных лиц (если установлены).
Итоговое совещание комиссии. По завершении всей инвентаризации комиссия проводит итоговое заседание и оформляет протокол инвентаризационной комиссии. В протоколе отражаются общие результаты проверки, перечисляются выявленные излишки, недостачи, порча имущества, фиксируются объяснения ответственных лиц и предлагаются меры по урегулированию выявленных разниц. Протокол подписывается всеми членами комиссии и затем утверждается руководителем школы (или уполномоченным лицом). Утвержденный протокол служит основанием для бухгалтерии внести изменения в учет.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

Выявленные комиссией результаты – расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета – должны быть правильно оформлены и учтены. По каждому случаю недостачи, излишка или порчи материальных ценностей берутся письменные объяснения от соответствующих должностных (материально ответственных) лиц с указанием причин расхождений. Комиссия детально анализирует каждое отклонение и устанавливает его характер: это может быть бухгалтерская ошибка, технический недочет при подсчете, неправильное отражение при поступлении, естественная утрата, порча, хищение, мошенничество или иные причины. В протоколе комиссии отражаются эти обстоятельства и вносятся предложения по урегулированию разниц между данными инвентаризации и учета.

Дальнейшие действия по результатам инвентаризации

Излишки имущества. Все ценности, обнаруженные сверх учетных данных (излишек), подлежат оприходованию, т. е. внесению на баланс школы по рыночной стоимости. Комиссия устанавливает причины появления излишков и причастных к этому лиц. Если, к примеру, обнаружены неучтенные приборы или материалы, которые раньше поступили, но не были отражены в учете, бухгалтерия должна добавить их на баланс, а руководство – разобраться, почему это произошло.
Недостача имущества. Недостающие ценности списываются с баланса в установленном порядке, но это вовсе не означает, что про них забудут. Комиссия выясняет, по какой причине возникла недостача, и кто в этом виноват. Материально ответственные лица часто несут полную материальную ответственность за вверенное имущество, поэтому при недостаче по их вине они обязаны возместить ущерб. В каждом случае решения принимаются индивидуально: может быть взыскана стоимость утраченного имущества с виновника, либо, если пропажа произошла не по вине персонала (например, кража сторонними лицами, пожар), недостача списывается как убыток учреждения с соответствующими документами (актом, заключением и т. д.). Комиссия в протоколе дает рекомендации – например, направить материалы в правоохранительные органы, если есть признаки хищения, или улучшить условия хранения, если имущество портится.
Пересортица. Иногда излишки по одним наименованиям ценностей могут сопутствовать недостачам по другим в результате перемешивания (пересортицы). Правила позволяют взаимный зачет излишков и недо-стач только в исключительных случаях – в пределах одного и того же проверяемого периода, по одному и тому же материально ответственному лицу и в отношении ценностей одного и того же наименования. Иными словами, зачесть можно лишь одно на другое, если, к примеру, перепутали марки одного вида товара. Во всех прочих случаях излишек и недостача учитываются раздельно. Даже при пересортице, если после зачета часть ценностей все равно отсутствует, оставшаяся недостача подлежит взысканию с виновных лиц.
Отражение результатов в учете. После утверждения протокола комиссии бухгалтерская служба школы вносит коррективы в бухгалтерский учет. Излишки приходуются на балансовые счета (с увеличением доходов школы на соответствующую сумму). Недостачи и потери списываются с баланса: при установлении виновных лиц на их сумму уменьшается задолженность перед учреждением (либо увеличивается задолженность виновника перед школой), при отсутствии конкретных виновников убыток относится на расходы школы. Все записи должны быть произведены до составления годовой финансовой отчетности за соответствующий период, чтобы отчетные данные были достоверны. Если инвентаризация проведена перед годовым отчетом (обычно на 31 декабря), ее результаты включаются в отчетность за этот год. Бухгалтерия оформляет необходимые бухгалтерские справки, сличительные ведомости (документы, где сопоставлены данные учета с результатами инвентаризации) и другие формы, предусмотренные правилами. Обновленные Правила включают типовые формы актов и ведомостей в приложениях, которыми следует руководствоваться при оформлении (всего утверждено 24 приложения с формами документов).

После завершения всех процедур руководитель школы анализирует результаты инвентаризации. Выявленные нарушения и проблемы (недостача, порча, несвоевременное оприходование) служат сигналом для усиления контроля. На основании данных комиссии директор может издать приказ о мерах: например, об усилении контроля за хранением оборудования, о дополнительной ответственности завхоза, о списании устаревших материальных ценностей или о передаче материалов в правоохранительные органы при фактах хищения.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ

Следует учитывать, что проверяющие органы (финансовые инспекции, ревизионные комиссии) особое внимание уделяют наличию своевременных инвентаризаций. Отсутствие обязательной инвентаризации перед годовым отчетом или невыполнение распоряжения об инвентаризации при смене директора будет зафиксировано как нарушение финансовой дисциплины. Это может привести к неприятным последствиям для руководства вплоть до административных взысканий. Кроме того, недостоверная финансовая отчетность из-за непродемонстрированных недостач или излишков может быть признана таковой по результатам аудита. При налоговой проверке или при ликвидации органы могут наказать не напрямую «за непроведение инвентаризации», а за неверные данные в отчетности – штраф от 100 до 500 МРП (от 393 200 тенге до 1 966 000 тенге в 2025 году). Поэтому соблюдение порядка инвентаризации – не формальность, а прямая обязанность руководителя и главного бухгалтера школы.

ЛАЙФХАКИ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Чтобы инвентаризация проходила гладко и приносила максимальную пользу, возьмите на вооружение несколько практических приемов управления имуществом:

Маркировка личных вещей сотрудников. Часто учителя и персонал используют в школе собственные приборы или предметы (например, кружки, чайники, декоративные элементы, даже личные ноутбуки). Чтобы комиссия не приняла их за имущество школы, попросите сотрудников пометить личные вещи специальными наклейками или бирками – например, «Личное имущество, не принадлежит школе». На время инвентаризации можно рекомендовать убрать личные предметы из помещений с материальными ценностями либо складывать их отдельно. Это исключит путаницу при проверке и снизит риск ложных излишков.
Ведение внутренних реестров. Помимо бухгалтерского учета, полезно иметь внутренние описи имущества по кабинетам или ответственным лицам. Например, заведующий кабинетом может вести журнал со списком всего оборудования и мебели в своем кабинете. Такие реестры, обновляемые при каждом перемещении или новом поступлении предметов, помогут быстрее подготовиться к инвентаризации. Перед началом проверки сверяйте эти локальные списки с бухгалтерскими данными – так вы заранее обнаружите расхождения (что-то не учтено или числится лишнее) и сможете их выяснить до прибытия комиссии.
«Карантинная полка» для сомнительного имущества. В школе нередко бывают предметы, статус которых не ясен: сломанное оборудование, ожидающее списания; старые мебели или приборы, которые уже не используются; найденные бесхозные вещи. Создайте в кладовой специальное место (так называемую «карантинную полку») для такого имущества. Все предметы, которые подготовлены к списанию или временно выведены из эксплуатации, храните отдельно от основных ценностей и обязательно сопроводите табличкой (что это и почему здесь находится). Тогда при инвентаризации комиссия легко их идентифицирует и учтет надлежащим образом – либо как списываемые, либо как излишки, требующие решения. Это избавит от хаоса, когда ненужные или неисправные вещи разбросаны по школе, и упростит работу комиссии.
Контроль ИКТ-оборудования. Компьютеры, ноутбуки, проекторы, принтеры, планшеты и другое IT-оборудование требуют особого внимания. Такие устройства обычно компактны, дорогостоящи и часто используются разными людьми. Рекомендуется закрепить ответственное лицо за каждой единицей техники – например, классный руководитель отвечает за компьютер в своем классе, завуч – за проектор и т. д. Обязательно пронумеруйте и инвентаризируйте каждое устройство индивидуально (присвойте инвентарный номер, наклейте его на корпус). Ведите отдельный журнал учета выдачи и возврата техники, если она перемещается (например, ноутбуки для презентаций). Регулярно (чаще, чем раз в год) проводите выборочную проверку ИКТ – хотя бы раз в квартал убеждайтесь, что вся техника на месте. Такой подход поможет избежать ситуаций, когда к моменту годовой инвентаризации внезапно обнаруживается пропажа ноутбука, о которой никто не знал несколько месяцев.
Не забывайте про нематериальные активы. Помимо физического имущества у школы могут быть нематериальные активы – например, программное обеспечение (лицензии на программы, электронные учебники), патенты или права. Их тоже необходимо инвентаризировать. Убедитесь, что у бухгалтерии имеется перечень всех действующих лицензий на программные продукты, установленные на школьных компьютерах. Проверяйте актуальность этих лицензий, ...

Источник публикации: Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы