Отметка об исполнителе: реквизит, который не стоит недооценивать
В статье разъясняем, какие требования предъявляют к реквизиту «Отметка об исполнителе», какие ошибки встречаются чаще всего и как правильно оформлять его в спорных ситуациях. Многие считают, что это второстепенный реквизит и уделяют оформлению минимум внимания. Однако именно он позволяет быстро установить, кто готовил документ, к кому обратиться за разъяснениями, и кто несёт ответственность за содержащуюся в нём информацию. Ошибки в отметке или её отсутствие могут затруднить поиск исполнителя, затянуть решение рабочих вопросов и стать причиной замечаний при проверке документации.
ВАЖНОЕ В СТАТЬЕ:
Кто отвечает за содержание документа
За документ отвечает его автор. Автор письма – это организация, должностное лицо или гражданин, которые создали документ. Представляет интересы автора и придаёт документам юридическую силу подписант – конкретное должностное лицо, у которого есть право подписи. Но сложность в том, что письмо – это коллективный труд: составляет его исполнитель, подписывает уполномоченное должностное лицо, при этом оба представляют интересы организации, на бланке которой оформляют письмо. Поэтому с точки зрения содержания автором письма будет исполнитель, а заинтересованные лица, которые визируют письмо, и подписант – соавторами.
Исполнитель собирает и обрабатывает информацию, готовит проект письма и приложения к нему, согласовывает проект с заинтересованными лицами и оформляет сводки отзывов. Затем дорабатывает проект и при необходимости проводит повторное согласование, после чего представляет письма на подпись руководителю. И это не только технические операции. Именно исполнитель изучает вопрос со всех сторон, делает выводы и превращает их в текст. Он несёт ответственность за документ в рамках своих должностных обязанностей. Причём возникает она не по факту оформления реквизита «Отметка об исполнителе», а после того, как исполнитель сам завизирует проект письма.
Почему отметка об исполнителе важна, даже если не влияет на юридическую силу документа
Этот реквизит выполняет информационную функцию. Нормативно нигде не закреплён строгий перечень реквизитов, которые наделяют документ юридической силой, но без них не обойтись. Например, документ без подписи, а в некоторых случаях без печати не имеет юридической силы. «Анонимка», то есть бумага, на которой нет наименования организации, тоже не является документом.
Отсутствие такого реквизита, как «Отметка об исполнителе», не повлияет на юридическую силу документа, но точно усложнит коммуникацию между партнёрами. Во многих случаях это вызовет нежелательные сомнения у адресата: он может подумать, что с письмом что-то не так – или работать в организации некому и руководитель пишет письма сам, или оформлять письма не умеют. И самый неприятный вариант: если адресат подумает, что в компании-отправителе пренебрегают его интересами и удобством, когда не ставят реквизит «Отметка об исполнителе».
Может ли исполнитель указать в отметке вместо себя другого работника
При оформлении письма исполнитель может указать вместо себя другого работника, например, начальника отдела или другое должностное лицо. Организация вправе предусмотреть такую возможность в инструкции по делопроизводству. Продумайте, для каких видов документов будет действовать это правило. Также в отметке об исполнителе можно указывать начальника подразделения-исполнителя в письмах, адресованных органам власти, вышестоящей организации или ключевым заказчикам.
Указывать в отметке об исполнителе работника другого подразделения не принято. Если в организации есть система электронного документооборота (далее по тексту – СЭД), то в инструкции по делопроизводству оговаривают, что включать проект исходящего документа в СЭД должен его исполнитель или работник, ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе. Но управленческие ситуации бывают разными, и, конечно, случаются исключения.
Что делать исполнителю, если в проект документа внесли изменения, с которыми он не согласен
Отдельного внимания требует ситуация, когда в проект документа вносят изменения, вызывающие несогласие исполнителя. В этом случае действия исполнителя зависят о того, на каком этапе в проект письма внесли изменения. Замечания к проекту письма могут возникнуть на этапе его согласования заинтересованными лицами и перед подписанием. В результате этих действий содержание проекта письма может кардинально измениться. Несогласованный проект документа исполнителю необходимо доработать. При этом исполнитель вправе не согласиться с замечаниями. В таком случае он должен составить реестр неучтённых замечаний и передать его руководителю вместе с проектом письма, чтобы тот принял итоговое решение. Если руководитель согласится с замечаниями, то исполнитель обязан внести изменения в проект письма.
Можно ли удалить или изменить в процессе согласования отметку об исполнителе, если он не согласен с содержанием последней редакции документа? Это нормативные акты не предусматривают. Рекомендуем рассматривать сложные случаи отдельно и обращать на них внимание руководителя.
Может ли у письма быть несколько исполнителей
Иногда руководитель в резолюции к документу назначает нескольких исполнителей. Поэтому рекомендуем регламентировать в инструкции по делопроизводству порядок исполнения документов несколькими лицами. Работника, которого руководитель указал в резолюции первым, называют ответственным исполнителем, остальных – соисполнителями.
Ответственный исполнитель вправе координировать действия соисполнителей. Соисполнители не могут передавать проекты документов напрямую руководителю, минуя ответственного исполнителя. Все предложения они должны представлять ответственному исполнителю, на их основе он составляет проект письма и указывает себя в реквизите «Отметка об исполнителе».
Некоторые секретари перечисляют соисполнителей в отметке об исполнителе. Нормативные документы не запрещают такой способ оформления, но мы его не рекомендуем. Реквизит с несколькими исполнителями занимает много места и отвлекает от основного – текста.
Когда секретарь может указать себя в качестве исполнителя
Есть несколько ситуаций, когда вы имеете право указать себя в качестве исполнителя. Например, если вы обязаны составлять и оформлять управленческую документацию, в том числе деловые письма: о конференциях, семинарах или об организации командировок руководителя. Для таких писем исполнителем будете именно вы, а значит, можете без сомнений указывать свои контакты в отметке.
Если необходимо составить письмо на другую тему, то такие поручения, как правило, руководитель даёт профильным специалистам. Но бывает так, что руководитель сам подготовил текст письма, а вам поручил отредактировать и оформить его по установленной форме. Как поступить с отметкой об исполнителе в этом случае? Прежде чем указывать себя в качестве исполнителя, подумайте, приемлемо ли это с учётом статуса руководителя и адресата, деловой ситуации и темы письма. Если вопрос щекотливый (например, письмо адресовано в вышестоящую организацию или контролирующий орган), обсудите этот момент с начальником. Уточните, можете ли вы указать себя в отметке об ...
ВАЖНОЕ В СТАТЬЕ:
- Кто отвечает за содержание документа
- Почему отметка об исполнителе важна, даже если не влияет на юридическую силу документа
- Может ли исполнитель указать в отметке вместо себя другого работника
- Что делать исполнителю, если в проект документа внесли изменения, с которыми он не согласен
- Может ли у письма быть несколько исполнителей
- Когда секретарь может указать себя в качестве исполнителя
Кто отвечает за содержание документа
За документ отвечает его автор. Автор письма – это организация, должностное лицо или гражданин, которые создали документ. Представляет интересы автора и придаёт документам юридическую силу подписант – конкретное должностное лицо, у которого есть право подписи. Но сложность в том, что письмо – это коллективный труд: составляет его исполнитель, подписывает уполномоченное должностное лицо, при этом оба представляют интересы организации, на бланке которой оформляют письмо. Поэтому с точки зрения содержания автором письма будет исполнитель, а заинтересованные лица, которые визируют письмо, и подписант – соавторами.
Исполнитель собирает и обрабатывает информацию, готовит проект письма и приложения к нему, согласовывает проект с заинтересованными лицами и оформляет сводки отзывов. Затем дорабатывает проект и при необходимости проводит повторное согласование, после чего представляет письма на подпись руководителю. И это не только технические операции. Именно исполнитель изучает вопрос со всех сторон, делает выводы и превращает их в текст. Он несёт ответственность за документ в рамках своих должностных обязанностей. Причём возникает она не по факту оформления реквизита «Отметка об исполнителе», а после того, как исполнитель сам завизирует проект письма.
ВНИМАНИЕ!
Визы от подразделения должно быть две – его руководителя и исполнителя. Иногда визу исполнителя выделяют, размещая перед ней слова «Исполнитель» или «Внесено».
Почему отметка об исполнителе важна, даже если не влияет на юридическую силу документа
Этот реквизит выполняет информационную функцию. Нормативно нигде не закреплён строгий перечень реквизитов, которые наделяют документ юридической силой, но без них не обойтись. Например, документ без подписи, а в некоторых случаях без печати не имеет юридической силы. «Анонимка», то есть бумага, на которой нет наименования организации, тоже не является документом.
Отсутствие такого реквизита, как «Отметка об исполнителе», не повлияет на юридическую силу документа, но точно усложнит коммуникацию между партнёрами. Во многих случаях это вызовет нежелательные сомнения у адресата: он может подумать, что с письмом что-то не так – или работать в организации некому и руководитель пишет письма сам, или оформлять письма не умеют. И самый неприятный вариант: если адресат подумает, что в компании-отправителе пренебрегают его интересами и удобством, когда не ставят реквизит «Отметка об исполнителе».
Может ли исполнитель указать в отметке вместо себя другого работника
При оформлении письма исполнитель может указать вместо себя другого работника, например, начальника отдела или другое должностное лицо. Организация вправе предусмотреть такую возможность в инструкции по делопроизводству. Продумайте, для каких видов документов будет действовать это правило. Также в отметке об исполнителе можно указывать начальника подразделения-исполнителя в письмах, адресованных органам власти, вышестоящей организации или ключевым заказчикам.
Указывать в отметке об исполнителе работника другого подразделения не принято. Если в организации есть система электронного документооборота (далее по тексту – СЭД), то в инструкции по делопроизводству оговаривают, что включать проект исходящего документа в СЭД должен его исполнитель или работник, ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе. Но управленческие ситуации бывают разными, и, конечно, случаются исключения.
Что делать исполнителю, если в проект документа внесли изменения, с которыми он не согласен
Отдельного внимания требует ситуация, когда в проект документа вносят изменения, вызывающие несогласие исполнителя. В этом случае действия исполнителя зависят о того, на каком этапе в проект письма внесли изменения. Замечания к проекту письма могут возникнуть на этапе его согласования заинтересованными лицами и перед подписанием. В результате этих действий содержание проекта письма может кардинально измениться. Несогласованный проект документа исполнителю необходимо доработать. При этом исполнитель вправе не согласиться с замечаниями. В таком случае он должен составить реестр неучтённых замечаний и передать его руководителю вместе с проектом письма, чтобы тот принял итоговое решение. Если руководитель согласится с замечаниями, то исполнитель обязан внести изменения в проект письма.
Можно ли удалить или изменить в процессе согласования отметку об исполнителе, если он не согласен с содержанием последней редакции документа? Это нормативные акты не предусматривают. Рекомендуем рассматривать сложные случаи отдельно и обращать на них внимание руководителя.
Может ли у письма быть несколько исполнителей
Иногда руководитель в резолюции к документу назначает нескольких исполнителей. Поэтому рекомендуем регламентировать в инструкции по делопроизводству порядок исполнения документов несколькими лицами. Работника, которого руководитель указал в резолюции первым, называют ответственным исполнителем, остальных – соисполнителями.
Ответственный исполнитель вправе координировать действия соисполнителей. Соисполнители не могут передавать проекты документов напрямую руководителю, минуя ответственного исполнителя. Все предложения они должны представлять ответственному исполнителю, на их основе он составляет проект письма и указывает себя в реквизите «Отметка об исполнителе».
Некоторые секретари перечисляют соисполнителей в отметке об исполнителе. Нормативные документы не запрещают такой способ оформления, но мы его не рекомендуем. Реквизит с несколькими исполнителями занимает много места и отвлекает от основного – текста.
Когда секретарь может указать себя в качестве исполнителя
Есть несколько ситуаций, когда вы имеете право указать себя в качестве исполнителя. Например, если вы обязаны составлять и оформлять управленческую документацию, в том числе деловые письма: о конференциях, семинарах или об организации командировок руководителя. Для таких писем исполнителем будете именно вы, а значит, можете без сомнений указывать свои контакты в отметке.
Если необходимо составить письмо на другую тему, то такие поручения, как правило, руководитель даёт профильным специалистам. Но бывает так, что руководитель сам подготовил текст письма, а вам поручил отредактировать и оформить его по установленной форме. Как поступить с отметкой об исполнителе в этом случае? Прежде чем указывать себя в качестве исполнителя, подумайте, приемлемо ли это с учётом статуса руководителя и адресата, деловой ситуации и темы письма. Если вопрос щекотливый (например, письмо адресовано в вышестоящую организацию или контролирующий орган), обсудите этот момент с начальником. Уточните, можете ли вы указать себя в отметке об ...
Источник публикации: Актион МЦФЭР
Источник изображения Magnific
