Как вести учет ГСМ в 2026 году

Чтобы не пересдавать годовую декларацию по КПН, проверьте, правильно ли вы списываете ГСМ. В материале готовые решения: как установить нормы расхода топлива, отразить его в учете и взять в зачет НДС. Здесь же готовая таблица, которая поможет проконтролировать перерасход

Светлана Осмехина

профессиональный бухгалтер РК, САР

Ольга Пименова

профессиональный бухгалтер РК, налоговый консультант

Расчет нормы расхода ГСМ

Для учета ГСМ необходимо рассчитать и утвердить норму расхода топлива на 100 км пробега автомобиля. Норма может быть определена методом проведения контрольных замеров, либо используя официальные нормы расходов ГСМ и расходов на содержание автотранспорта, которые утверждены постановлением Правительства РК от 11.08.2009 г. № 1210 (далее – Постановление 1210).

Постановлением 1210 утверждены базовые нормы расходов ГСМ для легковых автомобилей, автобусов, грузовых автомобилей, автомобилей-самосвалов, специальных и специализированных автомобилей (автокранов, автопогрузчиков, бурильных установок и т. д.), специальной техники, агрегатов и оборудования, мотороллеров, мотоциклов и снегоходов и т. д.

Списание ГСМ, израсходованных сверх нормы

Если по факту расход топлива выше, чем по норме, то сумму израсходованного топлива сверх нормы списывают за счет виновного лица (если оно установлено судом) или за счет чистого дохода компании.

Если на определенные виды автотранспортных средств нормы расходов ГСМ в Казахстане не утверждены, то расходы на содержание автотранспорта компания определяет самостоятельно на основе контрольных замеров и технической документации по данным транспортным средствам, с утверждением:

• приказа по нормам расхода ГСМ по каждому виду транспортного средства и отражением в учетной политике компании;
• способа определения норматива расхода по ГСМ на автомашины;
• базовых норм расхода топлива в литрах на 100 километров;
• поправочных коэффициентов, применяемых организацией к базовой норме расхода (например, в зависимости от времени года, при работе в горных местностях, при работе в населенных пунктах с большой численностью населения и так далее.

Внимание

Для обоснования установленной нормы расхода топлива следует сделать контрольный замер фактического расхода топлива, результаты которого оформить актом, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную базовую норму

Для осуществления контрольного замера необходимо приказом руководителя создать комиссию по осуществлению контрольного замера. Обычно данные функции возлагаются на инвентарную комиссию предприятия, которая действует на предприятии постоянно.

Комиссия производит контрольный замер следующим образом:

1. Бак транспортного средства заправляется необходимым топливом полностью.
2. На транспортном средстве проезжают определенное количество километров, замеренное по спидометру (например, 100 км).
3. Затем из мерной емкости доливают в бак топливо так, чтобы в результате получился полностью заправленный бак.

Объем топлива, поместившийся в бак, будет являться расходом топлива на 100 км.

Контрольный замер проводят несколько раз.

При проведении контрольного замера оформляются Акт контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля и на его основе издается приказ об установлении базовой нормы расхода топлива.

Списание ГСМ оформляют актом на списание запасов. Для контроля над правильным списанием ГСМ руководство создает и утверждает постоянно действующую комиссию, которую возглавляет председатель. В комиссию входят такие специалисты, как главный бухгалтер, механик, инженер по технике безопасности. Акты на списание заверяют подписями председатель и члены комиссии.

Порядок учета ГСМ отражается в учетной политике, а также в других внутренних нормативных документах компании.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расходов ГСМ (QH) рассчитывается по формуле:

Путевой лист

Учитывая важность правильного заполнения путевого листа, рассмотрим заполнение этого документа первичного учета более подробно.

Внимание

Применение путевых листов – один из основных способов учета и контроля ГСМ.

Путевой лист автотранспортного средства – документ первичного учета, который вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН), определяет показатели для учета работы автотранспортного средства.

Внимание

Путевой лист является основанием для выдачи горючего и последующего списания использованного топлива

Путевой лист содержит информацию об автотранспорте, о норме расхода топлива, показания спидометра, пробег автомобиля, маршрут следования.

С 22 августа 2021 года для коммерческих организаций отменены формы путевого листа грузового автомобиля, то есть каждый участник перевозочного процесса может самостоятельно разработать форму путевого листа и утвердить их в учетной политике.

Путевой лист – документ первичного учета. В современной редакции Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (Приказ от 30.04.2015 № 546) форма путевого листа отсутствует, но коммерческие структуры могут использовать формы путевого листа легкового/грузового автомобиля (ф. № АТ-3) (утвержден приложением 116 к Приказу от 22.04.2025 № 187). Кроме того, ТОО и ИП по прежнему могут оформить путевой лист по форме 4-п (Приказ Министра транспорта и коммуникаций РК от 22.12. 2004 г. № 478-I).

При повременной оплате перевозок грузов в путевой лист (в случае его оформления на бумажном носителе) вписываются номера, один экземпляр которых прилагается к путевому листу для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей.

Путевые листы автотранспортного средства , оформленные на бумажном носителе, подлежат регистрации в журналах учета движения путевых листов, и хранению перевозчиком вместе с журналами в течение 5 лет.

Путевые листы перевозчик оформляет на бумажном носителе или в форме электронно-цифрового документа на одну смену (рейс) до начала смены (рейса) отдельно на каждое грузовое автотранспортное средство. Сведения для заполнения путевого листа, ТТН и CMR при перевозке грузов автомобильным транспортом вносят согласно приложению 1 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом.

В случае если компания отправляет работника в командировку, то выписывается один путевой лист на период командировки.

Внимание

В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику деятельности компании. Форму бланка закрепите в учетной политике.

Коммерческие организации пользуются бланками путевых листов, утвержденными для госучреждений.

Инструкция по заполнению путевых листов

Укажите наименование документа – «Путевой лист» и тип транспорта, для которого этот путевой лист составлен.

Например, «Путевой лист грузового автомобиля».

Порядок нумерации путевых листов определите самостоятельно согласно журнала учета движения путевых листов.

Ответственный за осмотр ТС сотрудник или сторонний специалист делает запись: «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен, заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О., даты и времени осмотра.

Результаты осмотра фиксируют в журнале «Сведения о медосмотре»:

• дату и время пред рейсового и после рейсового медосмотра;
• подпись и расшифровку подписи медицинского работника, штамп

Подписывают путевой лист водитель и ответственный сотрудник за проставление отметок в путевых листах, например диспетчер, механик.

Укажите Ф. И. О., должность водителя и ...