Как закупать искусственный интеллект: практические рекомендации для заказчика

Романов Андрей Алексеевич

Заказчики все чаще используют искусственный интеллект для анализа документов, подготовки проектов ответов и обработки больших массивов информации. Но если в технической спецификации просто указать ChatGPT или другой конкретный сервис, заказчик может ограничить конкуренцию и получить замечание поставщика. Покажем, как определить потребность в искусственном интеллекте, обосновать закупку, рассчитать экономический эффект и описать требования без привязки к конкретной платформе.

Определите потребность и обоснуйте закупку

Перед объявлением закупки определите задачи, которые должен решать сервис. Не каждый процесс требует искусственного интеллекта (ИИ). Например, для автоматического расчета сроков исполнения договора, пени или формирования типовых документов по готовому шаблону достаточно обычного программного обеспечения.

ИИ целесообразно использовать, когда нужно анализировать нормативные правовые акты и закупочную документацию, проверять проекты технических спецификаций, готовить проекты ответов, обрабатывать большие массивы информации, находить противоречия в документах или формировать аналитику.

Обоснование закупки нужно не только для планирования. Оно подтверждает для проверяющих, почему заказчик выбрал ИИ, какую проблему решает закупка и насколько обоснованы расходы. Поэтому зафиксируйте объем работы, текущие трудозатраты, проблемы существующего процесса и ожидаемый результат после внедрения ИИ.

Например

Заказчик обрабатывает значительный объем нормативных и закупочных документов. Сотрудники вручную ищут информацию, сравнивают документы и готовят проекты ответов. Использование платформы искусственного интеллекта позволит автоматизировать анализ документов, поиск информации и подготовку проектов документов, сократить трудозатраты и высвободить рабочее время сотрудников.

Главный принцип: обоснуйте не саму технологию, а потребность заказчика, ожидаемый результат и необходимость расходов.

Рассчитайте экономический эффект

Покажите, сколько времени сотрудник тратит на операции до и после внедрения ИИ.

Допустим, специалист по закупкам получает 500 000 тенге в месяц на руки и работает 22 рабочих дня по 8 часов. Это 176 часов в месяц. Стоимость одного часа рабочего времени составляет 2 841 тенге. Годовая лицензия ИИ стоит 600 000 тенге.

Предположим, специалист ежемесячно тратит 20 часов на анализ нормативных документов, 12 часов на подготовку проектов писем и ответов, 15 часов на анализ конкурсной документации, 10 часов на подготовку справок и аналитики, 8 часов на сравнение документов и 8 часов на редактирование текстов. Всего – 73 часа.

После внедрения ИИ эти операции занимают соответственно 10, 5, 8, 4, 3 и 4 часа. Общие трудозатраты сокращаются до 34 часов.

ИИ позволит высвободить 39 часов в месяц. Стоимость этого рабочего времени составит 39 × 2 841 = 110 799 тенге в месяц, или 1 329 588 тенге в год.

При стоимости лицензии 600 000 тенге расчетная стоимость высвобождаемого рабочего времени превышает ее стоимость на 729 588 тенге в год. Расчетный срок окупаемости составит 5,4 месяца.

За год один специалист высвободит 468 часов. Это время можно направить на анализ закупок, контроль исполнения договоров, подготовку аналитики и обработку большего объема документов.

Эта сумма в 729 588 тенге не является прямой экономией бюджета, если сотрудник продолжает получать ту же заработную плату. Это стоимость высвобождаемого рабочего времени. Для расчета экономического эффекта используйте фактические данные организации и, по возможности, подтверждайте их хронометражем.

Опишите функционал, а не конкретный сервис

При конкурентной закупке не подменяйте описание предмета закупки названием конкретной платформы, если это ограничивает конкуренцию.

Подпункт 1 пункта 4 статьи 12 Закона о госзакупках запрещает включать в описание объекта закупки требования, ограничивающие конкуренцию, в том числе путем указания товарных знаков, фирменных наименований и производителей. Поэтому вместо «Подписка ChatGPT» напишите: «Услуга по предоставлению доступа к облачной платформе искусственного интеллекта сроком на 12 месяцев для анализа документов, подготовки проектов документов и обработки текстовой информации».

В технической спецификации опишите необходимые функции: анализ текста и загруженных документов, поиск информации, подготовку проектов документов, формирование таблиц и аналитических материалов. Если это нужно заказчику, укажите поддержку русского и казахского языков и возможность анализа законодательства в сфере государственных закупок.

Отдельно определите технические параметры: доступ через веб-интерфейс, загрузку файлов необходимых форматов, экспорт результатов, одновременную работу пользователей, хранение истории запросов и разграничение прав. Также укажите условия использования: срок доступа, техническую поддержку, обновление программного обеспечения и обеспечение работоспособности сервиса в течение срока действия договора.

Не переносите в ТС характеристики конкретного продукта автоматически. Если заказчику подходит любое значение выше установленного минимума, используйте формулировку «не менее». Например, вместо «одновременная работа – 20 пользователей» напишите «не менее 20 пользователей».

После подготовки ТС проверьте, смогут ли несколько поставщиков предложить подходящее решение. Не указывайте без объективного основания ChatGPT, Gemini, Grok, Copilot или другого конкретного сервиса, название разработчика, характеристики с сайта одного продукта или требование о партнерстве с конкретным разработчиком.

Цифровой кодекс закрепляет принцип технологической нейтральности: цифровые технологии регулируют исходя из их функциональных характеристик, а не названия конкретного решения. Это поддерживает подход, при котором заказчик описывает необходимый функционал и результат, а не выбирает заранее конкретную платформу.

Вправе ли заказчик приобрести доступ к ИИ-системе способом из одного источника путем прямого заключения договора?

Да, если годовой объем закупаемых услуг не превышает 500 МРП, заказчик вправе применить подпункт 28 пункта 3 статьи 16 Закона о госзакупках. В этом случае заказчик может указать конкретный ИИ-сервис, например Claude или ChatGPT, при условии, что его выбор обоснован потребностью заказчика и соблюдены принципы эффективного расходования средств, открытости, ответственности и недопущения конфликта интересов.

Для подтверждения обоснованности выбора рекомендуем сохранить коммерческие предложения и другие ценовые сведения по потенциальным поставщикам, а также материалы, подтверждающие преимущества выбранного сервиса.

Отвечает эксперт Ермекбаева Корлан

Проверьте требования к поставщику и защите информации

Отдельная лицензия именно на использование готового сервиса ИИ не требуется. При этом проверьте, относится ли деятельность поставщика к лицензируемым видам деятельности. Закон «О разрешениях и уведомлениях» определяет лицензируемый вид деятельности как деятельность, для которой законодательство требует лицензию, и не позволяет требовать разрешение, не предусмотренное законом.

Проверьте также, распространяются ли на предмет закупки технические регламенты, национальные и межгосударственные стандарты или другие обязательные требования.

Если сотрудники будут загружать в ИИ документы заказчика, заранее определите требования к защите информации. В зависимости от характера данных можно предусмотреть разграничение прав пользователей, защиту персональных данных, журналирование действий, резервное копирование, защищенные каналы передачи данных и защиту от несанкционированного доступа.

Отдельно определите, какие служебные документы можно передавать в облачный сервис. При необходимости установите соответствующие ограничения в договоре.

При определении суммы закупки используйте актуальные источники ценовой информации: коммерческие предложения, официальные сайты поставщиков, стоимость аналогичных подписок и сведения о ранее заключенных договорах. При покупке подписки учитывайте срок доступа и количество пользователей.

Учтите требования законодательства об ИИ и цифровых технологиях

При закупке ИИ учитывайте требования Закона РК «Об искусственном интеллекте» и Цифрового кодекса. Закон закрепляет принципы прозрачности, ответственности, защиты данных и безопасности при использовании систем ИИ (ст. 4).

Определите, какие данные сотрудники будут загружать в сервис. Система ИИ должна обеспечивать защиту персональных данных и конфиденциальной информации, а также предотвращать несанкционированный доступ (ст. 10 Закона об ИИ). При работе с государственными, служебными и иными данными ограниченного доступа учитывайте специальные требования Цифрового кодекса (ст. 16).

Если планируете использовать облачный сервис для данных ограниченного доступа, отдельно проверьте, допускает ли это законодательство. Открытые системы ИИ можно использовать для обработки таких данных только при соблюдении требований законодательства об информатизации; в предусмотренных законом случаях применяют локальные системы (ст. 17 Закона об ИИ).

Если заказчик создает или внедряет собственную систему ИИ, а не просто получает доступ к готовому сервису, дополнительно учитывайте требования к управлению рисками, безопасности, документации и поддержке пользователей (ст. 15, 17, 18 Закона об ИИ). Для систем ИИ закон предусматривает три уровня риска: минимальный, средний и высокий.

Используйте безопасные формулировки

Главная задача технической спецификации – описать потребность заказчика, а не ...