Новости
Бухгалтеру

Как вести учет расходов на содержание служебных автомобилей

Как вести учет расходов на содержание служебных автомобилей

Получите рекомендацию от Актуалис Главбух, как правильно отражать расходы на содержание автотранспорта, т. к. данная статья расходов подлежит строгому контролю со стороны налоговых органов

Светлана Осмехина

профессиональный бухгалтер РК, САР


Диагностирование и техническое обслуживание автотранспорта

Для обеспечения бесперебойной работы автотранспорта систематически следует проводить мероприятия по диагностированию его неисправностей, техническому обслуживанию и ремонту.

Диагностирование заключается в прогнозировании времени возможного возникновения поломок, выявлении имеющихся неисправностей, а также определении остаточного ресурса и срока безотказной службы агрегата, узла или детали автотранспортного средства путем сопоставления фактических значений параметров работы с предельно допустимыми.

Целью технического обслуживания являются поддержание автотранспортного средства в исправном состоянии, обеспечение безопасности движения и защита окружающей среды в процессе его эксплуатации или хранения.

Виды ремонта автотранспортных средств

Различают два вида ремонта автотранспортных средств: текущий и капитальный, и тот и другой можно провести двумя способами: хозяйственным (силами собственных сотрудников (специальных служб) предприятия) или подрядным (с привлечением сторонних организаций

Текущий ремонт автомобилей

Текущий ремонт автомобилей, их агрегатов и узлов выполняется по результатам диагностирования в плановом порядке при достижении агрегатом, узлом или деталью предельно допустимых параметров износа либо при возникновении неисправности. Он предназначен для обеспечения или восстановления исправного состояния автотранспортного средства. Текущий ремонт включает замену отдельных агрегатов, узлов и деталей за исключением базовых, таких как:

  • двигатель;
  • коробка передач;
  • раздаточная коробка;
  • гидромеханическая коробка передач;
  • задний мост;
  • средний мост;
  • передняя ось (мост);
  • рулевое управление;
  • кабина грузового и кузов легкового автомобиля;
  • кузов автобуса;
  • рама;
  • подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала.

Расходы на проведение текущего ремонта автотранспортных средств входят в состав последующих расходов по основным средствам. Согласно п. 22 НСФО и п. 12 МСФО (IAS) 16 последующие затраты, производимые в целях сохранения и поддержания технического состояния основных средств, в том числе затраты на текущий ремонт и восстановление, первоначальную стоимость не увеличивают, а признаются как текущие расходы в момент их возникновения.

На крупных предприятиях, на балансе которых числится большое количество автотранспортных средств, для поддержания их в исправном и работоспособном состоянии рекомендуется разработать график проведения текущего ремонта, в соответствии с которым будет производиться замена изношенных деталей на новые с целью обеспечения бесперебойной работы автотранспорта. Разработка подобных графиков входит в обязанности технической службы (отдела главного механика), отвечающей за эксплуатацию и ремонт объектов основных средств.

Документальное оформление операций по текущему ремонту автотранспортных средств в бухгалтерском учете начинают с оформления технической службой предприятия акта о выявленных дефектах актива (ф. А-4, утверждена приказом министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее – Приказ № 562)), в котором необходимо подробно описать выявленные дефекты и запланировать мероприятия по их устранению. В частности, в акте о выявленных дефектах актива указываются наименование автотранспортного средства, сроки ремонта, предусмотренного графиком, выявленные поломки и дефекты, виды работ, которые необходимо провести для устранения (предупреждения) поломки или дефекта, подлежащие замене детали, узлы и пр.

При проведении ремонта автотранспорта хозяйственным способом на основании акта о выявленных дефектах производится отпуск со склада или закуп необходимых для ремонта запасных частей. Списание товарно-материальных ценностей, израсходованных для устранения выявленных дефектов, оформляется актом списания запасов (ф. З-6, утверждена Приказом № 562).

Бухгалтерские проводки, рекомендуемые для отражения затрат на проведение текущего ремонта автотранспортных средств.
Предприятие в процессе осуществления хозяйственной деятельности может использовать как собственные автотранспортные средства, так и арендованные.

В целях исчисления КПН расходы на текущий ремонт и собственных, и арендованных автотранспортных средств подлежат отнесению на вычеты в том налоговом периоде, в котором они фактически произведены.

Капитальный ремонт автомобилей

Капитальный ремонт автотранспортных средств выполняется по потребности в соответствии с результатами диагностирования и (или) установленными предприятием-изготовителем нормами межремонтного пробега.

К капитальному ремонту относятся работы:

  1. замена кузова для автобусов и легковых автомобилей;
  2. рамы для грузовых автомобилей;
  3. одновременная замена не менее трех базовых агрегатов автотранспортного средства:

  • двигатель с картером сцепления в сборе;
  • коробка передач;
  • раздаточная коробка;
  • гидромеханическая коробка передач;
  • задний мост;
  • средний мост;
  • передняя ось (мост);
  • рулевое управление;
  • кабина грузового и кузов легкового автомобиля;
  • кузов автобуса;
  • рама;
  • подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала – в любом сочетании.

В бухгалтерском учете расходы на проведение капитального ремонта собственных автотранспортных средств относят на увеличение стоимости отремонтированных объектов, а затем в течение срока службы объекта ежемесячно списывают на увеличение текущих расходов предприятия путем начисления амортизации (п. 21 НСФО и п. 13 МСФО ).

В налоговом учете (п. 3 ст. 281 Налогового кодекса) сумма последующих расходов, подлежащая отнесению в бухгалтерском учете на увеличение балансовой стоимости активов, относимых к фиксированным активам:

  1. увеличивает соответствующий виду актива стоимостный баланс группы (подгруппы);
  2. при отсутствии соответствующего виду актива стоимостного баланса группы (подгруппы) формирует соответствующий виду актива стоимостный баланс группы (подгруппы) на конец текущего налогового периода.

Последующие расходы, признаются в целях налогообложения в том налоговом периоде, в котором они отнесены на увеличение балансовой стоимости активов в бухгалтерском учете.

Сумма последующих расходов, понесенных в отношении имущества, полученного по договору имущественного найма (аренды), кроме договора лизинга, и признанных в бухгалтерском учете в качестве долгосрочного актива, учитывается в качестве фиксированного актива (пп. 4) п. 1 ст. 275 Налогового кодкса).

В том случае, если финансирование капитального ремонта арендованных основных средств согласно условиям договора происходит за счет средств арендатора, затраты возмещает арендодатель. В связи с этим, порядок проведения капитального ремонта следует подробно описать в условиях договора аренды с собственником автомобиля. Например, в договор можно включить пункт, согласно которому стоимость проведенного капитального ремонта арендованного автомобиля будет засчитываться в счет погашения задолженности за его аренду.

Первичным документом для оформления затрат на капитальный ремонт автотранспортных средств, помимо акта о выявленных дефектах актива, является акт приема-передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) активов (ф. А-5, утверждена Приказом № 562). Форма акта содержит следующие сведения: период ремонта (даты начала и окончания) по договору и фактически, перечень проведенных работ, балансовая стоимость объекта до проведения ремонта, стоимость выполненных работ договорная и фактическая, стоимость объекта после проведения капитального ремонта и пр.

Бухгалтерские проводки, рекомендуемые для отражения затрат на проведение капитального ремонта автотранспортных средств.
Списание ГСМ на расходы

Помимо расходов на ремонт, в процессе эксплуатации автотранспортных средств возникают расходы по горюче-смазочным материалам (ГСМ). В группу горюче-смазочные материалы входят не только бензин, дизельное топливо, и сжиженный газ, но так же различные масла и пластиковые смазки.

Порядок учета ГСМ следует подробно описать в учетной политике предприятия.

Нормы расхода ГСМ для каждого используемого на предприятии автотранспортного средства должны быть утверждены приказом первого руководителя. В приказе должны быть перечислены все автомобили и собственные, и арендованные. Для установления норм расхода ГСМ следует опираться на положения постановления Правительства РК от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов РК и расходов на содержание автотранспорта» (далее – Нормы расходов ГСМ). Несмотря на то что данные нормы разработаны для государственных учреждений, частные компании тоже могут их применять. При утверждении норм расхода ГСМ так же следует принимать во внимание нормы, рекомендованные технической документацией на автотранспортное средство, которую предоставляет завод-изготовитель.

В тех случаях, когда норма расхода ГСМ отсутствует и в постановлении, и в технической документации, следует определить ее самостоятельно. Для этого проводятся контрольные замеры фактического расхода топлива конкретным автомобилем. Результаты контрольного замера оформляются актом, после чего приказом руководителя предприятия норма расхода топлива вводится в действие, и производится списание ГСМ.

Все хозяйственные операции, производимые организацией, должны быть подтверждены первичными документами. Первичным документом, подтверждающим факт расхода топлива, является путевой лист. Согласно п. 15 ст. 1 Закона РК от 4 июля 2003 года № 476 «Об автомобильном транспорте», путевой лист – это документ, в бумажной или электронно-цифровой форме, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства. Путевой лист оформляется на имя водителя транспортного средства, в нем отражается информация об автомобиле, о водителе, о количестве выданного топлива, о маршруте следования автомобиля, пробеге и пр. В путевом листе также фиксируется остаток топлива в баке на начало и конец дня (при их наличии), показания спидометра при выезде автомобиля и при возвращении его в гараж. Если в течение дня автомобиль совершал несколько выездов, отметки в путевом листе делаются по каждой поездке отдельно. Маршруты поездок описываются с указанием данных, когда, куда и на какое расстояние был совершен выезд. Позднее данные о пробеге автомобиля, указанные в путевых листах, систематизируются и служат расчетной базой для определения количества израсходованного топлива по ранее утвержденным нормам.

Заполнять путевой лист может водитель автотранспортного средства или сотрудник, в обязанности которого входит учет расхода ГСМ на предприятии (это может быть бухгалтер материального стола, диспетчер, заведующий гаражом и т.п.).

Путевые листы могут выдаваться на разные сроки, например на один рабочий день, на неделю или месяц с обязательным указанием даты выдачи. Путевой лист должен быть заверен подписями водителя и лица, осуществляющего учет расхода ГСМ на предприятии, а так же штампом или печатью организации.

Форма путевого листа автомобиля не утверждена Приказом № 562. В соответствии с п. 3 ст. 7 Закона РК от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены, ИП и организации разрабатывают самостоятельно, при этом они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа (формы);
  2. дата составления;
  3. наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
  4. содержание операции или события;
  5. единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
  6. наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
  7. идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены и другие реквизиты (п. 3-1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). Сотруднику, в обязанности которого, входит учет расхода ГСМ на предприятии, необходимо иметь ввиду, что формы путевых листов для различных видов автотранспорта (грузового и легкового) отличаются друг от друга, содержат разную информацию.

Согласно п. 4 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, первичные документы, в том числе и путевые листы, должны быть составлены в момент совершения операции или события либо сразу после их окончания.

Для учета наличия и движения ГСМ на предприятии предназначены счета подраздела 1300 «Запасы» типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Приказом МФ РК от 02.10.2018 года № 877. Аналитический учет следует вести в количественном и суммовом выражении в разрезе видов ГСМ, мест их хранения и материально ответственных лиц.

Списание использованных горюче-смазочных материалов за отчетный период, производят на основании данных полученных после обработки путевых листов. В бухгалтерском учете операция по списанию ГСМ оформляется актом списания запасов (ф. З-6, утверждена Приказом № 562).

Стоимость расхода ГСМ в пределах утвержденных норм относят на расходы периода предприятия, такие расходы подлежат вычету при исчислении КПН.

Стоимость ГСМ затраченных сверх утвержденных норм, подлежит возмещению за счет виновных материально-ответственных лиц, а в случаях, когда виновные не были установлены или отказе суда во взыскании списываются в состав прочих расходов организации, которые не относятся на вычеты в целях исчисления КПН.

Списание сверхнормативных расходов ГСМ, тесно связано с вопросом учета НДС. Согласно п. 2 ст. 484 Налогового кодекса НДС, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета по товарам, в случае их порчи, утраты (за исключением случаев, возникших в результате чрезвычайных ситуаций). Порча товара означает ухудшение всех или отдельных его качеств (свойств), в результате которого данный товар не может быть использован для целей облагаемого оборота. Под утратой товара понимается событие, в результате которого произошли уничтожение или потеря товара. При этом не является утратой потеря товарно-материальных запасов, понесенная налогоплательщиком в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством РК.

Таким образом, у налогоплательщиков, которые являются плательщиками НДС, по потерям запасов ГСМ сверх утвержденных норм расхода, НДС, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета. Сумма корректировки НДС определяется путем применения ставки НДС, действующей на дату осуществления корректировки, к балансовой стоимости, утраченных товарно-материальных запасов на эту дату. Корректировка сумм ...

Источник публикации: Актион МЦФЭР

Источник изображения: Freepik