Дистанционная работа: какие документы проверить и что ещё учесть в 2026 году, чтобы защитить работодателя при проверках и спорах

Надежда Маликова,

эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», директор юридического департамента

ТОО «Factor Of Time», г. Алматы

В статье разбираем, какие документы должны быть у работодателя при организации дистанционной работы в 2026 году, что необходимо обязательно закрепить в трудовом договоре и локальных актах, а также какие ошибки чаще всего допускают организации при оформлении удалённых сотрудников. При переходе на дистанционный формат работы многие работодатели ограничиваются приказом или дополнительным соглашением к трудовому договору, считая, что этого достаточно. Однако на практике именно неполное документальное оформление становится одной из самых частых причин трудовых споров и претензий проверяющих органов.

Дистанционная работа из временной антикризисной меры окончательно превратилась в самостоятельный формат организации труда. Многие работодатели активно используют удалённый режим работы, однако кадровое оформление таких трудовых отношений по-прежнему остаётся одной из наиболее проблемных сфер трудового права. На практике нередко встречаются ситуации, когда работник фактически трудится дистанционно, используя собственный компьютер, интернет и мобильную связь, но вопросы компенсации расходов и обеспечения необходимыми средствами труда работодатель даже не рассматривает. Между тем законодательство предъявляет к дистанционной работе достаточно конкретные требования, а их несоблюдение может повлечь для работодателя как трудовые споры, так и административную ответственность.

Особенности дистанционной работы

Дистанционную работу устанавливают как при заключении трудового договора, так и в течение срока действия трудового договора, при этом вносят соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор (п. 1 ст. 138 ТК РК). Иными словами, дистанционная работа не возникает автоматически по устной договорённости сторон или по факту выполнения работы из дома. Для её законного оформления необходимо документально закрепить условия труда.

Особое значение имеет то обстоятельство, что ст. 138 ТК РК предусматривает возможность установления как полностью дистанционной работы, так и комбинированной дистанционной работы. Комбинированный режим предполагает чередование работы по месту нахождения работодателя и выполнения трудовых обязанностей дистанционно.

Как правильно оформить дистанционную работу

На практике работодатели часто ограничиваются приказом о переходе работника на дистанционный формат работы. Однако такого документа недостаточно, поскольку ст. 138 ТК РК прямо требует внесения соответствующих изменений в трудовой договор: необходимо заключить дополнительное соглашение либо включить определённые условия непосредственно в трудовой договор при его заключении.

В трудовом договоре или дополнительном соглашении целесообразно предусмотреть порядок взаимодействия между работником и работодателем, способы передачи результатов труда, режим рабочего времени и другие вопросы, а также порядок обеспечения работника оборудованием, средствами связи или выплату компенсации. Именно вопрос материального обеспечения дистанционного труда является одним из ключевых.

Законодатель исходит из того, что дистанционная работа не должна приводить к переложению производственных расходов работодателя на работника. Это означает, что работодатель обязан обеспечить работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, объектами информатизации, услугами связи и иными средствами либо компенсировать соответствующие расходы. Данный подход соответствует общей логике трудового законодательства. Работник продаёт работодателю свой труд, а не предоставляет ему бесплатно собственное имущество, программное обеспечение, интернет-трафик и средства связи.

Тем не менее именно здесь возникает наиболее распространённое нарушение. Во многих организациях работники используют личные ноутбуки, собственный интернет, мобильную связь, оплачивают электроэнергию и расходные материалы за свой счёт. При этом ни трудовой договор, ни локальные акты работодателя не содержат положений о компенсации таких расходов.

Фактически происходит скрытое финансирование работником деятельности работодателя, что противоречит самой концепции норм ТК РК.

Какие локальные акты помогут избежать споров при дистанционной работе

Работодателю целесообразно сформировать комплект документов, регулирующих особенности дистанционной занятости. В первую очередь должен быть трудовой договор или дополнительное соглашение к нему в отношении конкретного работника, в котором закреплён дистанционный либо комбинированный формат работы. Именно этот документ определяет основные условия взаимодействия сторон и подтверждает законность удалённого режима работы.

Для минимизации рисков рекомендуем работодателю принять отдельный локальный нормативный акт, например – Положение о дистанционной работе. В таком документе укажите:

• категории работников, которым устанавливаете дистанционную работу;
• порядок установления дистанционной или комбинированной дистанционной работы;
• способы электронного взаимодействия сторон;
• способы контроля исполнения трудовых обязанностей;
• перечень предоставляемого оборудования или порядок компенсации за использование личной техники, расходы на интернет, мобильную связь, электроэнергию;
• основания и порядок возврата оборудования работодателю.

Отдельного документального регулирования требуют вопросы информационной безопасности. Для этого разработайте политику информационной безопасности либо включите соответствующие положения в действующие локальные акты работодателя. В документе определите требования к использованию корпоративных информационных систем, порядок работы с персональными данными и меры по защите конфиденциальной информации.

Не менее важным является документальное оформление вопросов охраны труда. Работодатель должен обеспечить ознакомление дистанционных работников с требованиями безопасности, правилами эксплуатации оборудования и порядком действий при возникновении аварийных ситуаций или несчастных случаев.

Если работнику предоставляют имущество работодателя, рекомендуем оформлять акты приёма-передачи оборудования. Такие документы позволяют подтвердить факт передачи техники, определить её состояние и установить порядок возврата после прекращения дистанционной работы либо увольнения работника.

Особого внимания заслуживает вопрос фиксации расходов работника. Если он использует личное оборудование, рекомендуем устанавливать размер компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору либо в отдельном соглашении сторон. В документе необходимо определить виды компенсируемых расходов, порядок подтверждения затрат и сроки выплаты компенсации.

Многие работодатели ошибочно воспринимают дистанционный формат как возможность перевести работника на фактически ненормированный режим работы. Однако отсутствие физического присутствия в офисе не означает круглосуточную доступность работника.

НА ЗАМЕТКУ
Поэтому в локальных актах необходимо чётко определить периоды взаимодействия и порядок коммуникации вне рабочего времени. На дистанционных работников распространяются нормы о рабочем времени, времени отдыха, ежегодном оплачиваемом трудовом отпуске, оплате труда, гарантиях и компенсациях на общих основаниях.

Таким образом, минимальный комплект документов при организации дистанционной работы позволяет работодателю не только выполнить требования законодательства, но и существенно снизить риск трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.

Какие ошибки допускают работодатели при дистанционной работе

Многие работодатели продолжают допускать одни и те же ошибки при оформлении дистанционной работы. Большинство из них связано с попыткой применить к ней правила, характерные для традиционного офисного режима.

1 ошибка
ДИСТАНЦИОННУЮ РАБОТУ ОФОРМИЛИ ПРИКАЗОМ О ПЕРЕВОДЕ.

Одной из самых распространённых ошибок является издание приказа о переводе работника на дистанционный формат работы без внесения соответствующих изменений в трудовой договор. Между тем при установлении дистанционной работы речь в принципе не может идти о переводе в рамках ст. 138 ТК РК, поскольку работник продолжает работать по той же должности, с теми же условиями труда, но только в другом формате – удалённо. То есть здесь использовать термин «перевод» недопустимо. При дистанционной работе необходимо оперировать терминами «устанавливают», «вводят» и т. п.

Риск для работодателя при подобном нарушении заключается в том, что при возникновении трудового спора суд может признать отдельные условия дистанционной работы изначально неверными.

2 ошибка
РАБОТНИК ИСПОЛЬЗУЕТ СОБСТВЕННОЕ ОБОРУДОВАНИЕ БЕСПЛАТНО.

Во многих организациях сотрудники работают на личных ноутбуках, используют собственные принтеры, оплачивают интернет и мобильную связь. Работодатель воспринимает это как допустимую практику, поскольку работник добровольно согласился работать из дома. Однако ст. 138 ТК РК предусматривает другой подход, поэтому для работодателя существенным риском становится требование работника о возмещении расходов в рамках трудового спора.

3 ошибка
НЕ УСТАНОВИЛИ ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТОРОН.

Нередко трудовой договор содержит единственную фразу: «работа выполняется дистанционно». При этом остаётся непонятным:

• каким образом работник получает задания;
• каким способом направляет результаты работы;
• какие каналы связи являются официальными;
• в какие сроки работодатель вправе ожидать ответа.

В результате возникают конфликты по поводу дисциплины труда и исполнения обязанностей.

Практика показывает, что кадровые документы должны содержать максимально конкретные правила взаимодействия: корпоративная почта, информационная система работодателя, корпоративный мессенджер, сроки рассмотрения документов и порядок подтверждения получения сообщений.

4 ошибка
НЕ ВЕДУТ УЧЁТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.

Некоторые работодатели ошибочно считают, что при дистанционной работе контроль рабочего времени невозможен либо не требуется. Однако обязанность вести учёт рабочего времени сохраняется независимо от места выполнения работы. Так, в п. 5 ст. 138 ТК РК указали, что для работников, занятых на дистанционной работе, устанавливают фиксированный учёт рабочего времени с соблюдением ограничений ежедневной продолжительности рабочего времени, особенности контроля за которым определяют в трудовом договоре или в акте работодателя. При этом работник в пределах рабочего времени должен находиться в режиме доступности для связи с работодателем.

При проверке инспектор труда вправе запросить документы, подтверждающие учёт фактически отработанного времени дистанционных работников. Поэтому рекомендуем заранее определить механизм учёта. Это могут быть:

• электронный табель;
• система регистрации задач;
• корпоративная информационная система;
• электронный журнал рабочего времени.

Особенно актуален этот вопрос при привлечении работников к сверхурочной работе.

5 ошибка
РАБОТНИК ФАКТИЧЕСКИ НАХОДИТСЯ НА СВЯЗИ 24 ЧАСА В СУТКИ.

Пожалуй, это наиболее распространённая проблема современной дистанционной занятости. Работник получает сообщения поздно вечером, в выходные дни, во время отпуска и даже в период временно ...