Как учитывать командировочные расходы в госучреждении в 2026 году

Госучреждение направляет работников в командировку для деловых встреч, обучения, а также для повышения квалификации как внутри страны, так и за рубежом. В рекомендации – инструкция по учету командировочных расходов. Есть образцы необходимых документов, пример расчета расходов, ситуации из практики

Светлана Осмехина

профессиональный бухгалтер РК, САР

Особенности командирования бюджетника

Под командировкой понимают направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку, а также признание профессиональной квалификации (пп. 82) п. 1 ст. 1 ТК РК).

Если работодатель отправил работника в иное место работы для выполнения своих трудовых функций, то он обязан выплатить командировочные – затраты на командировку.

Основные НПА, регламентирующие порядок командировки бюджетника:

Чтобы не допустить ошибки при отправлении сотрудника в служебную поездку, воспользуйтесь алгоритмом, как оформить командировку сотрудника:

1. Убедитесь, что сотрудника можно направить в командировку.
2. Определите срок командировки.
3. Подготовьте приказ о направлении в командировку.
4. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходы.
5. После командировки примите от сотрудника авансовый отчет.
6. Выдайте расписку о получении доходов.
7. Возместите сотруднику расходы на командировку:

• жилье;
• проезд;
• суточные.

Возмещение расходов

Существует два вида командировок: в пределах РК и за пределами.

При служебных командировках в иностранные государства возмещаются расходы, установленные пп. 7) п. 7 постановления 256.

Перечень командировочных расходов внутри страны, которые нужно компенсировать госслужащему, указан в п. 3 постановления 256. Вот этот перечень:

• суточные;
• расходы на проживание;
• расходы на проезд;
• стоимость бронирования билетов, мест в гостинице и пользования постельными принадлежностями в поездах;
• комиссионне сборы и штрафы за возврат или обмен проездных билетов при наличии подтверждающих документов;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

На основании приказа руководителя бухгалтер обязан правильно начислить командировочные расходы. В приказе в обязательном порядке указываются срок и условия командировки.

Работника, направленного в командировку, необходимо табелировать, проставляя в табеле учета рабочего времени «К».

Хотя порядок расчета для командировок внутри страны и за ее пределами отличается, существуют и обязательные выплаты при каждом виде командировки. Направляясь в командировку, работник в обязательном порядке может рассчитывать на возмещение следующих расходов:

1. За каждый календарный день – суточные;
2. Затраты по проезду в оба конца;
3. Затраты по съему жилища.

На практике бывают случаи, когда работодатели возмещают расходы по питанию, но не выплачивают суточные. Следует отметить, что возмещение расходов питания не освобождает работодателя от оплаты суточных. Работник сам решает, на какие цели их тратить. Таким образом, обеспечение работника питанием на месте командирования не является основанием для невыплаты суточных.

Нормы расходов

Пошаговый алгоритм для расчета командировочных выплат:

1. Расчет суточных за каждый день командировки.

2. Расчет расходов на жилье.

3. Расчет стоимости проезда на основании подтверждающих документов или возмещение стоимости минимального проезда на основании справки о стоимости минимального проезда.

4. Расчет остальных расходов (бронирование, стоимость транспортировки багажа и т. д.).

Проезд

Подтверждающими документами на проезд являются билет и посадочный талон, за исключением автобуса, когда потребуется только билет. Также работник может предоставить чек стоимости бронирования, документы на багаж, гостиницу, проездной билет, подтверждение оплаты сборов и штрафов за возврат билета.

При отсутствии проездных документов к месту командирования и обратно к месту постоянной работы расходы возмещаются по минимальной стоимости проезда транспортом (за исключением воздушного).

Также возмещаются:

• расходы по проезду автотранспортом (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, если они находятся за пределами населенного пункта, при наличии подтверждающих документов;
• транспортные расходы при направлении руководителя государственного учреждения, а также с разрешения первого руководителя государственного учреждения, заместителя руководителя государственного учреждения, руководителя аппарата центрального государственного органа в командировку на служебном автотранспорте в близлежащие районные и областные центры;
• в случае отсутствия прямого рейса за пределы РК от места работы расходы по проезду от места работы к месту отправления (вылета) и обратно внутри государства осуществляются за счет средств администратора бюджетных программ по специфике 161 «Командировки и служебные разъезды внутри страны».

При этом расходы по проезду от места работы к месту отправления (вылета) и обратно внутри государства по приглашению осуществляются за счет средств приглашающей стороны.

При командировках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, расходы возмещаются в следующем порядке:

• если командированный работник по окончании рабочего дня по собственной воле остается в месте командирования, то возмещение суточных и оплата транспортных расходов осуществляется в соответствии с п. 3 Правил;
• если командированный работник ежедневно возвращается к месту постоянной работы, то возмещаются только транспортные расходы при наличии проездных документов без выплаты суточных.

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянной работы, в каждом конкретном случае решается руководителем аппарата центрального государственного органа, а в случаях отсутствия такового - руководителем государственного учреждения, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха

Суточные

Для расчета суточных и найма за жилье достаточно норм постановления 256, правильного оформленного приказа или правил командирования по учреждению.

Суточные – денежная компенсация на погашение расходов работника, возникающих в связи с нахождением работника вне места его постоянной работы и подлежащие выплате за каждые сутки нахождения в командировке.

Суточные рассчитываются по формуле:

2 МРП × ставку МРП × количество дней командировки.

Норма возмещения суточных по стране едина и составляет 2 МРП, а вот за пределами страны представлена в долларах или евро и для каждой из стран разная, это касается и найма жилья для каждой страны.

Проживание

Что касается расходов на найм жилья, то внутри страны они равны. Предельные размеры зависят от места командирования и должности командируемого. В таблице структурировали информацию о предельных размерах выплат по найму жилья в 2026 году.

Нормы возмещения командировочных расходов по найму жилья
...