Какие задачи завершить кадровику в декабре, а какие можно отложить на январь

Накануне новогодних праздников появляется больше хлопот, ведь надо завершить все неотложные дела. Декабрь – хоть и последний, но вполне полноценный месяц года, когда производственные и бизнес-процессы идут своим чередом. Здесь найдёте список горячих дел, которые нужно закончить до конца декабря. Остальное отложите на начало 2026 года.

Екатерина Полевая

главный редактор электронной системы «Actualis: Кадровое дело»

Список дел на декабрь

Неотложные дела всегда найдутся, главное определить их приоритетность и делать всё спокойно и последовательно. Главное – это позитивное настроение и отношение к работе. А под конец года его помогает поддерживать ещё и предвкушение новогодних праздников.

Дело № 1. Утвердите номенклатуру дел

В декабре утвердите номенклатуру дел на 2026 год. Перед утверждением обновите её: удалите из разделов дела, которые закрыли в 2024 году, внесите дела, которые завели в 2025 году. Проверьте индексы дел – они могут измениться.

Дело № 2. Обновите штаное расписание

В конце года подготовьте список принятых и уволенных за текущий год сотрудников, проверьте наличие или отсутствие в компании вакансий. С учётом полученных данных обновите штатное расписание. Если ввели новые вакансии, проверьте наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другой сопутствующей кадровой документации.

Единой унифицированной формы штатного расписания в Республике Казахстан нет, поэтому на практике штатное расписание каждая организация разрабатывает самостоятельно. В нём не указывайте конкретных людей, только наименование должности, количество единиц и установленный оклад. Помните: это обезличенный документ.

Дело № 3. Утвердите график отпусков на 2026 год

Унифицированной формы графика отпусков в Республике Казахстан также нет. Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает форму графика отпусков исходя из потребностей организации и организационно-правовой принадлежности.

Дело № 4. Подготовьте приказы на работу в выходные дни

Если кому-то из работников придётся работать во время новогодних выходных, проверьте, все ли документы о привлечении к работе вы оформили правильно. Подготовьте список работников, которых собираетесь привлечь к работе в праздники. Если в нём есть беременные женщины, которые представили справку о беременности – немедленно удалите их из списка! Закон устанавливает запрет на их привлечение к работе в выходные и праздничные дни (п. 4 ст. 85 ТК РК).

Дело № 5. Проверьте сроки действия договоров и доверенностей

Проверьте договоры, которые обеспечивают бесперебойную работу офиса и приёмной. Это договоры: поставки воды, чая и кофе, обслуживания кофемашин, клининга, поставки канцтоваров, кейтеринга, ухода за растениями, обслуживания аквариума и т. п. Часто договоры заключают на календарный год. Если планируете продолжать сотрудничество – продлите договор. В базе данных договоров укажите сроки их действия и условия продления.

То же касается и доверенностей – их часто заключают на календарный год. И вновь подробная база данных поможет вам быстро проверить эту зону своей ответственности.

Дело № 6. Приведите в порядок все регистрационные формы

Проверьте все регистрационные формы: электронные и на бумажном носителе. Записи в формах должны быть аккуратными и полными. В течение года в спешке вы могли пропустить несколько регистрационных полей в твёрдом убеждении, что заполните их потом. «Потом» наступило. Прежде чем закрыть журнал регистрации в январе, вы должны его оформить полностью до конца декабря. То же касается и «резервных» номеров, и «броней», которые вы делали в журнале по просьбам коллег. Их нужно или, наконец, заполнить, или аннулировать.

Если останется свободное время

Украсьте приёмную. Поздравьте клиентов и партнёров компании

Некоторые не украшают офис, всем своим видом показывая: «Мы здесь работаем, нам не до ёлок». Это имиджевая ошибка. Игнорировать самый любимый в нашей стране праздник нельзя. Рабочие кабинеты специалистов пусть остаются на их совести, но приёмная и переговорная должны быть красиво украшены. Оптимальный срок для украшения офисных помещений – середина декабря.

Подготовьте список клиентов, партнёров компании, представителей вышестоящих и контролирующих органов для поздравления. Это важная часть представительской деятельности – подарки не дарить нельзя. С руководством определите бюджет на подарки, составьте график поздравлений и назначьте ответственных лиц из числа топ-менеджеров. Подарки разделите по категориям. Например, «VIP», «бизнес-класс», «обычный подарок», «знак внимания».

Список дел, которые можно отложить на январь

Дело №1. Обновите локальные нормативные акты

Проверьте все внутренние акты организации: инструкцию по делопроизводству, корпоративные правила архивного дела и т. д. Удостоверьтесь, что они соответствуют ушедшим вперёд от регламентов процессам и новым нормативным актам. Чтобы упростить себе работу – делегируйте: инициируйте приказ по организации, в котором руководитель обязывает актуализировать локальные акты работодателя по подразделениям.

Дело №2. Ознакомьтесь с производственным календарём на 2026 год

Распечатайте производственный календарь на будущий год или сохраните на рабочий стол. Так вся информация о рабочем времени, выходных и праздничных днях всегда будет перед глазами. Учтите все переносы выходных дней и праздники в 2026 году, чтобы своевременно корректировать график работы и отпусков сотрудников.

Дело №3. Составьте бюджет отдела кадров и HR на 2026 год

Подведите итоги уходящего года и с их учётом составьте бюджет отдела кадров и HR на 2026 год. В бюджете предусмотрите:

• средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
• обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
• ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
• затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
• корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
• услуги различных компаний (архивариусов, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).

Что не нужно делать в декабре

Не нужно в декабре:

1. Подводить итоги года. Не торопитесь подводить итоги года в декабре, лучше сделать это спустя некоторое время после его окончания, ведь все годовые отчёты готовят в течение первого квартала года.

2. Закрывать учётные формы. Учётные формы невозможно закрыть раньше января, ведь рабочие процессы идут до последней минуты последнего рабочего дня года. Всё это время учётные формы должны быть открыты, потому что в организацию могут поступить документы, которые нужно зарегистрировать. Закрывают журналы регистрации в первый рабочий день следующего года.

3. Требовать от коллег досрочно завершить дела с документами. Не требуйте от коллег немедленно завершить ...