Уведомления работникам по новым правилам: как избежать споров с 4 августа 2026 года

Шырын Әбдіғалиқызы,

магистр делового администрирования, бизнес-тренер, г. Алматы

С 4 августа 2026 года вступили в силу изменения, ужесточающие требования к оформлению уведомлений работникам. Теперь каждое уведомление, затрагивающее трудовые права и обязанности работника, должно быть оформлено исключительно в письменной форме – на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП). Игнорирование этих норм, например устные сообщения или передача информации через мессенджеры, прямо противоречит ТК РК и может привести к трудовым спорам. Работодатели нередко проигрывают дела именно из-за отсутствия надлежаще оформленных уведомлений, поэтому крайне важно привести внутренние процессы в соответствие с новыми правилами. В статье разъясняем, какие уведомления работодатель должен направлять работнику, в какие сроки и каким способом.

Новые стандарты уведомлений: форма, содержание и способы передачи

Уведомление представляет собой официальное письменное заявление работодателя или работника о принятом решении или предстоящих изменениях, затрагивающих трудовые права и обязанности сторон (пп. 81) п. 1 ст. 1 ТК РК). В зависимости от выбранной формы – бумажной или электронной – различаются требования к его оформлению, подписанию и способу передачи.

Бумажное уведомление . Законодательством не предусмотрена унифицированная форма уведомления, но в документ рекомендуется включать такие сведения:

• наименование работодателя;
• регистрационный номер и дату составления;
• фамилию, имя, отчество (при его наличии) и должность работника;
• основание уведомления со ссылкой на соответствующую норму ТК РК;
• суть уведомления: какое решение принято или какие изменения планируются;
• дату наступления соответствующего события;
• срок для ответа работника, если он предусмотрен законодательством;
• подпись работодателя или уполномоченного лица.

ВНИМАНИЕ

Электронные уведомления должны обеспечивать авторизацию и идентификацию работника, а также подтверждение факта их получения. Использование для официальных уведомлений неформальных каналов связи, таких как электронная почта или мессенджеры (например, WhatsApp), без интеграции с юридически значимой системой электронного документооборота и без применения ЭЦП работника, не соответствует требованиям законодательства и влечёт риски для работодателя.

Бумажное уведомление оформляют в двух экземплярах. Один экземпляр передают работнику, а второй, с отметкой работника о получении, остаётся у работодателя. Уведомления подлежат регистрации в соответствующем журнале. Если работник отказывается получить уведомление или расписаться за его получение, факт отказа необходимо зафиксировать актом, составленным в присутствии не менее двух свидетелей, а само уведомление направить заказным письмом с уведомлением о вручении.

Электронное уведомление . При использовании в организации системы электронного документооборота (далее по тексту – СЭД) уведомление можно оформить в электронном виде. Такой электронный документ должен быть подписан электронной цифровой подписью (далее по тексту – ЭЦП) работодателя или уполномоченного лица и передан работнику через СЭД.

Для обеспечения юридической значимости электронных уведомлений необходимо соблюдать следующие этапы:

Идентификация: процесс установления соответствия, распознавания или отождествления объекта с его образом или данными. В контексте СЭД это может быть распознавание получателя уведомления по его уникальным данным в системе.

Аутентификация: проверка подлинности, подтверждающая, что работник является тем, за кого себя выдаёт, например, с использованием биометрических данных или двухфакторной аутентификации.

Авторизация: предоставление прав доступа, определяющее, какие действия разрешено выполнять (просматривать, редактировать, отвечать на документы).


Уведомление об изменении условий труда: соблюдаем сроки

Работодатель обязан вручить работнику уведомление и строго соблюдать установленный порядок при изменении условий труда (ст. 46 ТК РК). Нарушение этой процедуры может стать основанием для признания действий работодателя незаконными.

Уведомление оформляют в письменной форме: на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП. Его вручают работнику не позднее чем за 15 календарных дней, если трудовой или коллективный договоры не предусматривают более длительный срок уведомления. Работник должен предоставить ответ в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления, сообщив о принятом решении (п. 2 ст. 33 ТК РК).

Если уведомление направлено в электронной форме, необходимо обеспечить подтверждение его получения и идентификацию работника. После получения письменного согласия работника изменения оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору, а при необходимости – актом работодателя. Если работник не согласен продолжать работу в изменённых условиях, дальнейшие действия работодателя осуществляются в порядке, предусмотренном ТК РК.

В уведомлении об изменении условий труда следует указать:

• основание изменения условий труда;
• какие именно условия труда изменяются;
• дату, с которой изменения вступят в силу;
• предложение работнику продолжить работу в новых условиях;
• срок для предоставления ответа;
• последствия отказа работника от продолжения работы в новых условиях.

Прекращение договора по истечении срока: нюансы для разных категорий работников

В случае истечения срока действия трудового договора, заключённого на определённый срок не менее одного года, если ни одна из сторон в течение последнего рабочего дня (смены) не уведомила о прекращении трудовых отношений, договор считается продлённым на тот же срок (пп. 2) п. 1 ст. 30 ТК РК). Это подчёркивает важность своевременного оформления уведомления о прекращении договора.


Беременные женщины и родители малолетних детей

Для беременных женщин со сроком беременности 12 и более недель, а также для работников, имеющих ребёнка или усыновивших (удочеривших) ребёнка в возрасте до трёх лет, пожелавших использовать своё право на отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребёнком, работодатель должен продлить срок трудового договора по день окончания отпуска по уходу за ребёнком. Это правило действует, даже если такие работники не отвечают необходимым требованиям к выполнению работы (п. 2 ст. 51 ТК РК). Для продления срока трудового договора этим работникам уведомление вручают утром последнего рабочего дня, чтобы они могли предоставить подтверждающие документы (справку о беременности или свидетельство о рождении ребёнка).


Гражданские служащие

Для гражданских служащих, содержащихся за счёт государственного бюджета, также важно вручить уведомление о прекращении трудовых отношений по истечении срока трудового договора в последний рабочий день. Гражданским служащим предоставляется основной оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней с выплатой пособия на оздоровление в размере должностного оклада (п. 10 ст. 139 ТК РК). Пособие на оздоровление выплачивается один раз в календарном году при предоставлении оплачиваемого ежегодного трудового отпуска. Если гражданский служащий не был в ежегодном оплачиваемом отпуске в течение года, то после получения уведомления о прекращении трудового договора он должен успеть написать заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска. Это позволит ему реализовать право на получение отпускных и оздоровительных. В противном случае ему выплатят только компенсацию за неиспользованные дни отпуска без оздоровительных.

НА ЗАМЕТКУ

При получении заявления работника о предоставлении оплачиваемого трудового отпуска работодатель должен его предоставить. Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск с последующим прекращением трудового договора в связи с истечением его срока может предоставляться, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока трудового договора (п. 1 ст. 96 ТК РК). Днём прекращения трудового договора в связи с истечением его срока считается последний день оплачиваемого ежегодного трудового отпуска.

Приложение 1
Образец уведомления о прекращении трудового договора в связи с истечением срока

Чтобы избежать судебных разбирательств, работодателю в приведённых случаях необходимо утром последнего рабочего дня вручать работникам уведомления о прекращении трудового договора по истечении срока (приложение 1).
...