Как оформить смену фамилии работника в организации

Алгоритм действий кадровика при изменении фамилии работника: какие документы запросить, как оформить приказ и внести изменения в договор, трудовую книжку, личную карточку и базы учёта. Получите примеры правильных записей и конкретные ссылки на нормы ТК РК.

Вопрос: Сотрудница поменяла фамилию. Каковы дальнейшие действия кадрового специалиста (издать приказ о смене фамилии и т. д.)?

Ответ: Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных. Порядок работы с персональными данными работников (сбор, обработка и защита) определен Законом «О персональных данных и их защите».

Персональные данные – сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе.

Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (пп. 24) п. 2 ст. 23 ТК РК).

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные, то есть при смене фамилии требуется вносить изменения в личные документы работника, в учётные документы, в регистрационные формы, например:

• в трудовой договор;
• в трудовую книжку работника;
• в личную карточку работника (форма № Т-2) и пр.

При изменении реквизитов (фамилия, адрес, номера документов и т. д.) сторон соответствующие изменения вносятся в трудовой договор.

Наименование договорных сторон является существенным реквизитом договора. Изменение существенных реквизитов договора должно быть в обязательном порядке документально отражено. Изменения в трудовой договор производятся в соответствии со ст. 33 ТК РК, в письменной форме, путём составления дополнительного соглашения.

Таким образом, на основании заявления работника об изменении фамилии издайте приказ и внесите изменения в трудовой договор. Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон). Кроме того, вносятся также изменения в трудовую книжку.

В соответствии с п. 13 Правил ведения трудовых книжек, изменение записи о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельств о браке и расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.

Все эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ранее внесенную запись следует зачеркнуть одной чертой, после чего записать новые сведения.

Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы.

Также работнику необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность, а также предоставить ...