Новости
HR и кадры

Какие документы оформить для изменения условий труда в организации

Какие документы оформить для изменения условий труда в организации

Виктория Кулинкова

эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрист, г. Караганда


Чтобы документально оформить изменение условий труда работников, следуйте следующему алгоритму:

Шаг 1. Издайте приказ об изменении условий труда в организации

Решение работодателя об изменении условий труда в организации закрепляется соответствующим актом работодателя.

В приказе об изменении условий труда в организации укажите:

  • причину возникновения изменений;
  • условие труда, которое изменяется;
  • основание: документ, послуживший принятию решения об изменении условий труда в организации.

Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Далее приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом об изменении условий труда должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Это могут быть:

  • руководитель структурного подразделения, в котором изменяются условия труда;
  • заместитель руководителя организации, курирующий направление, в котором изменяются условия труда;
  • другие сотрудники, которые, так или иначе, заинтересованы в информации об изменении условий труда.

Ознакомление с приказом можно зафиксировать в журнале ознакомления заинтересованных работников с приказами по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от остальных приказов. Направление приказа об изменении условий труда в дело отмечается соответствующей записью в левом нижнем углу приказа.

Шаг 2. Оформите уведомления работника об изменении условий труда

Об изменении условий труда работодатель должен письменно предупредить работника не позднее чем за пятнадцать календарных дней, если трудовым, коллективным договорами не предусмотрен более длительный срок уведомления (п. 2 ст. 46 ТК РК).

Общепринятой унифицированной формы уведомления об изменении условий труда нет. Составьте уведомление в свободной форме в двух экземплярах, подпишите у работодателя и зарегистрируйте в специальной учетной форме, например, в журнале регистрации уведомлений. При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Далее вручите уведомление работнику. Получение уведомления работником подтверждается его подписью на экземпляре уведомления, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник сделал отметку, что ему вручен экземпляр уведомления, проставил подпись и дату получения им экземпляра уведомления.

Экземпляр уведомления об изменении условий труда, который остается у работодателя, оформляется для хранения в отдельное дело.

Шаг 3. Получите согласие работника на изменение условий труда

О согласии работать в новых условиях труда работник должен сообщить работодателю в письменной форме.

Письменное согласие работника с резолюцией руководителя организации зарегистрируйте в журнале регистрации заявлений. При регистрации на заявлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Шаг 4. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору

При изменении условий труда вносятся соответствующие дополнения и изменения в трудовой договор (п. 1 ст. 46 ТК РК). Внесение изменений в трудовой договор оформляется путем составления и подписания сторонами трудовых отношений дополнительного соглашения к трудовому договору.

В дополнительное соглашение входят:

  • заголовок;
  • вводная часть (преамбула) – преамбулу лучше всего формулировать аналогично преамбуле самого трудового договора, соблюдая те же принципы изложения. В преамбуле отражается также причина внесения изменений в трудовой договор;
  • основная часть, в которой описывается суть изменений;
  • заключительная часть – содержит указания на вступление в силу и срок действия соглашения, количество подлинных экземпляров, оговорку о том, что все экземпляры имеют равную юридическую силу и т.д.;
  • часть, содержащая реквизиты и подписи сторон.

Дополнительное соглашение составьте в двух экземплярах и подпишите у работника и работодателя. Один экземпляр передается работнику, второй подшивается в дело. На экземпляре дополнительного соглашения, остающегося у работодателя, обязательно следует делать отметку, что экземпляр данного дополнительного соглашения получен работником. В отметке должны быть фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника, его личная подпись и дата получения.

Документ зарегистрируйте в специальной регистрационной форме, например в журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.