Обязана ли организация вести личные дела работников

Шырын Айтмаганбетова

эксперт ЭС "ACTUALIS: Кадровое дело", автор статей журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, бизнес-тренер, г. Алматы

Положения Трудового кодекса, Правил документирования и Перечня со сроками хранения документов относятся к деятельности как государственных, так и негосударственных организаций, осуществляющих трудовую деятельность на территории Республики Казахстан. В данных нормативных правовых актах указано обязательное ведение, учёт, хранение личных дел всех работников во всех организациях.

В первую очередь работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников (пп. 17) п. 2 ст. 23 ТК РК).

Личные дела являются документами на бумажном носителе и идентичными им электронными документами, (п. 462 Перечня типовых документов) в том числе:

• руководителей организаций областей, городов республиканского значения, столицы (хранятся постоянно);
• работников организации, в том числе административных государственных и гражданских служащих (хранятся 75 лет).

Кадровые работники негосударственных организаций для правильного ведения личных дел работников организации в целях рекомендации могут использовать в своей работе Методические рекомендации по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих.

Конкретный порядок ведения личных дел закрепите в ...