Какие обязательные локальные акты должны быть в организации

Екатерина Полевая

главный редактор электронной системы «Actualis: Кадровое дело»

Локальные нормативные акты – внутренние документы, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

К обязательным локальным актам относят Правила трудового распорядка, Положение о работе с персональными данными, инструкции по охране труда. Эти документы должны быть в каждой организации.

Правила трудового распорядка

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие условия.

Работодатель вправе оформить Правила трудового распорядка как приложение к коллективному договору. Если коллективного договора в организации нет, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Типового бланка Правил трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте Правила, если изменилось законодательство.

Положение о кибербезопасности

Работодатель обязан утвердить внутренний акт с требованиями кибербезопасности, ознакомить с ним каждого работника под подпись и организовать контроль за его соблюдением. Работник, в свою очередь, обязан эти требования соблюдать, наравне с уже привычными правилами, например по охране труда или пожарной безопасности (пп. 3) п. 2 ст. 22 и пп. 25-1) п. 2 ст. 23 ТК РК).

Насколько подробным и техническим должно быть Положение о кибербезопасности, зависит от того, чем занимается компания. Если организация владеет информационными системами или объектами критически важной информационно-коммуникационной инфраструктуры, к ней предъявляются серьёзные требования напрямую из Закона РК «О кибербезопасности»:

• оценка рисков и каталог угроз по национальным стандартам;
• разработка профилей защиты для значимых систем;
• применение средств криптографической защиты;
• обучение сотрудников с выдачей электронных сертификатов;
• создание собственного оперативного центра информационной безопасности или привлечение такой услуги со стороны и взаимодействие с Национальным координационным центром информационной безопасности (для по-настоящему крупных объектов).

Для рядового работодателя без такой инфраструктуры (обычного офиса, магазина, небольшого производства) эти нормы необязательны напрямую. Здесь достаточно локального акта, составленного по общей практике информационной безопасности:

• правила паролей и доступа;
• работа с личными и внешними устройствами;
• признаки фишинга;
• порядок действий при инциденте;
• ответственность и периодичность пересмотра.

Положение об обработке и защите персональных данных работников

Порядок, по которому нужно хранить и использовать персональные данные сотрудников, работодатель устанавливает сам в локальном акте организации. Таким актом является Положение об обработке и защите персональных данных работников. Издать Положение необходимо до того, как начнете обрабатывать персональные данные сотрудников. Закрепите в нем правила, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

Типового бланка Положение об обработке и защите персональных данных работников в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение, если изменилось законодательство.

Положение об оплате труда

Каждая организация самостоятельно определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении своих сотрудников. При этом выбранную систему оплаты можно зафиксировать не только в коллективном или трудовом договоре, но и в отдельном локальном акте организации, например Положении об оплате труда.

Типового бланка положения об оплате труда в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Регулярно обновляйте положение о персональных данных, если изменилось законодательство.

Инструкции по охране труда

Инструкции разработайте для каждой должности, профессии или вида работы. Разрабатывайте инструкции на основе:

• условий труда, характерных для соответствующей должности, профессии или вида работ;
• требований правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• Правил, ГОСТов, стандартов безопасности.

Если есть типовая инструкция по охране труда, возьмите ее за основу при разработке локального акта. При этом учитывайте условия труда, характерные для конкретной должности или вида работ, а также наличие опасных или вредных производственных факторов. Имейте в виду, что законодательство по охране труда динамично меняется и утвержденные ранее типовые инструкции необходимо проверять на соответствие действующему законодательству.

Подробнее о том, как составлять инструкции по охране труда, узнайте в системе «Actualis: Охрана труда».

Некоторые локальные акты нужно утвердить с учетом специфики организации. Они не являются обязательными по закону, но компании внедряют их в практических целях. К таким актам относят, например, Положение о командировках, Положение о премировании, Положение об аттестации.

Есть, так называемые, вспомогательные локальные акты, которые облегчают соблюдение узких правил на предприятии. Если их нет, это не составит проблем для компании. Например, Положение об отделе кадров, Положение о предоставлении отпусков, Положение об использовании Интернета на рабочем месте.

Полный перечень локальных актов с готовыми образцами смотрите в справочнике.
...