В каких документах можно ставить электронную цифровую подпись

Шырын Айтмаганбетова

эксперт ЭС "ACTUALIS: Кадровое дело", автор статей журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, бизнес-тренер,

г. Алматы

Приказы по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении) являются документами на бумажном носителе и идентичными им электронными документами (пп. 2) п. 12 Перечня типовых документов). Соответственно, кадровые приказы в организации должны издаваться и в бумажном, и в электронном виде.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях) разрешено издавать только в электронном виде (пп. 3 п. 12 Перечня типовых документов).

При этом, приказы должны иметь следующие реквизиты:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата приказа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати организации.

Это регламентировано п. 44 Правил документирования.

Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Кодекса и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе (п. 2 ст. 62 Цифрового кодекса РК).

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью будет являться подлинным документом, а распечатанный на бумажный носитель документ будет бумажной копией электронного документа.

Бумажной копией электронного документа является документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа (пп. 24) п. 5 Правил документирования).

То есть бумажная копия электронного приказа должна иметь все реквизиты, необходимые для придания ей юридической силы – п. 44 Правил документирования, а также она должна быть заверена лицом, обладающим полномочиями на заверение.

Электронный акт должны подписать обе стороны при помощи ЭЦП. На бумажном варианте акта обе стороны также должны поставить живую подпись и печать.

Трудовые договоры с работниками являются электронными документами при наличии соответствующих информационных систем (п. 461 Перечня документов со сроками хранения).

Трудовой договор должен содержать:

1) реквизиты сторон:

• фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работодателя – физического лица, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность;
• индивидуальный идентификационный номер (бизнес-идентификационный номер);
• наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, бизнес-идентификационный номер;
• фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер;

2) работу по определённой специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) режим рабочего времени и времени отдыха;
7) размер и иные условия оплаты труда;
8) характеристику условий труда, гарантии и льготы, если работа относится к тяжёлым и (или) выполняется во вредных и (или) опасных условиях;
9) права и обязанности работника;
10) права и обязанности работодателя;
11) порядок изменения и прекращения трудового договора;
12) ответственность сторон;
13) дату заключения и порядковый номер.
14) отметку работодателя о дате и основании его прекращения (пп. 2) ст. 35 ТК РК).

Об этом говорится в ст. 28 Трудового кодекса.

Однако заключение только электронного договора имеет определенные риски:
...

Дата копирования: 02.08.2026