Как оформить справку с места работы по запросу работника
Екатерина Полевая
главный редактор электронной системы «Actualis: Кадровое дело»
Справку с места работы оформляйте, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки нет, поэтому вы можете составить ее в произвольной форме. Скачайте образец справки.
Как правило, бланк справки содержит в себе следующие реквизиты:
- сведения о работодателе. Здесь укажите наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса. Помимо этого добавьте адрес электронной почты, даже если направляете курьерской доставкой, Казпочтой или другим способом. Если направляете письмо по е-mail/факсу, то можете указать только номер факса или электронную почту получателя. Указывать полный адрес получателя не нужно. Например: «Смирнову А. Н. е-mail: smirnov@mail.ru». Если адресат — должностное лицо, перед фамилией укажите «Г-ну» или «Г-же»;
- дата справки. Дату запишите в формате: ДД.ММ.ГГ. Если в документе месяц прописан словом, то можете его число от 1 до 9 указать без нуля. Например: «3 декабря 2022 г.»;
- регистрационный номер справки. Номер документа — это его идентификатор, который может быть цифровым или буквенно-цифровым. Организация на свое усмотрение может дополнять иными кодами или индексами. Например, индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.;
- место представления справки или адресат. Реквизит «адресат» проставляйте в верхней правой части документа, если используете бланк с угловым расположением реквизитов. На бланке с продольным расположением реквизитов указывайте адресат под ними справа. Строки реквизита «адресат» выравнивайте по левому краю или центрируйте относительно самой длинной строки;
- должность, подпись и расшифровка подписи. Справку может подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Если в справке отражаете сведения о зарплате, то дополнительную подпись на ней ставит главный бухгалтер организации или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии;
- печать организации. Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подписи лица, которое подписало документ. Можете также ставить печать в месте, обозначенном «МП» («Место печати»);
- отметка об исполнителе. В отметку об исполнителе включайте фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона. В качестве дополнительной информации: наименование должности, структурного подразделения, электронную почту. Например:
- «Дмитрова Анастасия Ивановна, юрисконсульт,
- +7 (499) 751-85-69, dmitrova@mail.ru».
Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству. При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:
- сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);
- иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п.
В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами.
